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Mié Dic 7 2016
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Noviembre 1, 11:01 am

Política de tratamiento de la información

RESTRICCIONES LEGALES Y USOS DEL PRESENTE DOCUMENTO

El presente documento representa la Política de Tratamiento de la información de GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A., la cual es exigida por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.

De ahí que el contenido de este documento que GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. pone a disposición de lectura de la comunidad corresponde a las obligaciones exigidas por el Estado Colombiano en materia de protección de datos personales.

En consecuencia, se resalta que los contenidos del presente documento, las herramientas que explican su desarrollo y demás elementos que lo componen, solo se encuentran autorizados para ser leídos y socializados. Por tanto, no se autoriza copiarlos, reproducirlos total o parcialmente, venderlos, o utilizarlos con fines distintos a los señalados.

El incumplimiento de lo aquí dispuesto, configuraría una acción violatoria de la propiedad intelectual, del Know How y los derechos de autor, todos en cabeza de GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A.

GALVIS RAMÍREZ Y CIA S.A., COMPROMETIDA CON LA PROTECCIÓN DE DATOS

En cumplimiento a la normatividad legal vigente y teniendo en cuenta que la privacidad de Suscriptores, clientes y asociados es de vital importancia para GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. en calidad de propietario del periódico VANGUARDIA LIBERAL, se hace necesario establecer las prácticas y/o políticas de privacidad y de tratamiento de datos personales que regirá nuestras relaciones con nuestros actuales y presentes clientes, suscriptores, lectores y asociados.

La persona jurídica responsable de sus datos personales y por tanto de la base de datos en la cual se encuentren ubicados los mismos, es la sociedad GALVIS RAMIREZ Y COMPAÑÍA S.A., Sociedad colombiana, domiciliada en la ciudad de Bucaramanga, Departamento de Santander.

GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A., es la propietaria de la marca VANGUARDIA LIBERAL y es la sociedad que edita, imprime y circula el periódico VANGUARDIA LIBERAL desde el 1 de septiembre de 1919, es igualmente propietaria del dominio web www.vanguardia.com, contenido que allí reposa y funge como administrador del mismo.

Los productos y servicios de GALVIS RAMÍREZ Y CÍA. S.A., no están dirigidos a niños, niñas y adolescentes por lo que se les solicita, en caso de que usted sea una persona menor de dieciocho (18) años, abstenerse de contratar cualquier producto y/o servicio, solicitar algún beneficio o registrarse en cualquiera de nuestras bases de datos.

BASES DE DATOS EXCEPTUADAS DE APLICACIÓN DE LA LEY 1581 DE 2012

GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. utiliza bases de datos para distintas finalidades las cuales se discriminan en los capítulos posteriores. Sin embargo, el objeto social de GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. se enmarca dentro de una de las excepciones de la Ley 1581 de 2012 en los siguientes términos:

“Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
a) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.”

Situación que obedece en el respeto la libertad de prensa. La jurisprudencia en Colombia ha sido enfática en señalar que el “ámbito de protección de la libertad de expresión en sentido genérico consagrada en el artículo 20 Superior, es la libertad de prensa, que se refiere no solo a los medios impresos sino a todos los medios masivos de comunicación. Por lo que dichas bases de datos no se sujetarán a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, ni en la política de tratamiento de datos personales.

DEFINICIONES, CONCEPTOS Y GENERALIDADES.

GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. identificada con NIT 890.201.798-0, domiciliada en la Calle 34 No. 13 – 42, de Bucaramanga, Santander, con el Teléfono: (7) 6300700, sitio web www.vanguardia.com y correo electrónico servicioalcliente@vanguardia.com define los siguientes conceptos para facilitar la interpretación de la presente política.

Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.

Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Suscriptores: Personas naturales o jurídicas que cancelan un valor por concepto de recibir el periódico según el plan contratado y que han entregado información a GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. o sus empresas aliadas.

Clientes: Personas naturales o jurídicas que adquieren cualquier pauta publicitaria, aviso clasificado o producto optativo y que han entregado información a GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. o a sus empresas aliadas.

Interesados: Personas naturales o jurídicas que han entregado información de contacto y que se encuentran interesadas en la suscripción de cualquier servicio o producto ofrecido por GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. o sus empresas aliadas.

Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos o datos de contacto personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. o sus empresas aliadas, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.

Empresas aliadas/afiliadas: Personas jurídicas debidamente constituidas filiales o subsidiarias de GALVIS RAMIREZ Y CIA S.A. y con quienes se establecen alianzas o convenios con los cuales es necesario compartir la información de los titulares para llevar a cabo las diversas relaciones contractuales existentes.

Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.

Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. o sus empresas aliadas, con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de obras o servicios con sujeción a un proyecto y/o contrato.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

Autorizado: Persona autorizada por el suscriptor o cliente para que efectué cualquier tipo de trámite o solicitud ante GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. o sus empresas aliadas, a cuenta de quien autoriza.

Responsable del tratamiento de la información: Persona natural o jurídica que decide la administración y gestión sobre los datos personales a su cargo.

Responsable de la gestión de la información: Persona(s) que han sido designadas internamente por GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. para ejercer de manera formal la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares formulen.

Titular del dato: Persona natural titular y propietaria de los datos sobre los que GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. o sus empresas aliadas realizan cualquier tipo de tratamiento.

Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

Visitantes: Aquellas personas naturales que ingresan a las sedes físicas de GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. y que son captados por el sistema interno de video vigilancia.

PRINCICIPIOS

El tratamiento de la información se realiza bajo los lineamientos de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

La información es tratada siempre con un fin que previamente ha sido conocido por el titular del dato personal.

Cuando se recolecta información personal, siempre media el consentimiento, previo, expreso e informado del titular de los datos.

En cualquier momento los titulares de los datos personales pueden consultar la información que GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. o sus empresas aliadas gestionan.

Conforme a la naturaleza de los datos personales las restricciones en el acceso y tratamiento variarán, asegurando el principio de acceso y circulación restringida.

TITULARES Y DATOS PERSONALES

En la operación diaria, se tratan datos personales que pertenecen a las siguientes categorías: públicos, semiprivados y privados, con excepción de algunos datos sensibles. Esta información corresponde a los titulares que a continuación se relacionan:

  • Suscriptor
  • Cliente
  • Interesado en productos o servicios
  • Proveedor
  • Visitante
  • Trabajador (comprende información de sus familiares)
  • Aprendiz Sena
  • Aspirante a trabajador
  • Voceador
  • Participante de actividades y/o concursos
  • Asistente a evento
  • Peticionario
  • Referidos
  • Usuario registrado en sitio web

LAS FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

A continuación, se relacionan las finalidades que justifican el tratamiento de los datos personales:

  1. Contactar a los clientes para renovaciones de productos, ofrecimiento de productos, servicios y beneficios.
  2. Enviar información editorial, comercial, promocional, invitaciones o atenciones de la compañía o de sus empresas aliadas
  3. Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos y contenidos.
  4. Realizar segmentación de mercado, análisis de consumo y preferencias
  5. Evaluar la calidad de nuestros servicios por los medios de contacto que el titular previamente dispuso.
  6. Enviar avances de noticias y contenidos editoriales
  7. Enviar información consolidada a los titulares de beneficios como lo es la tarjeta Club Vital.
  8. Dar respuesta a los requerimientos judiciales y administrativos debidamente fundamentados de cualquier titular del cual se tenga información.
  9. Iniciar el proceso de selección de personal junto con los procedimientos señalados para el efecto: entrevista, aplicación de pruebas de ingreso, entre otros.
  10. Desarrollar los programas y planes de talento humano, salud ocupacional y seguridad en el trabajo.
  11. Dar trámite a incapacidades, permisos o licencias del trabajador.
  12. Ejercer acciones de vigilancia, control de ingreso con los dispositivos tecnológicos provistos por la compañía para el desarrollo de las funciones de los trabajadores
  13. Captar imágenes por medio de sistemas de vigilancia internos para preservar la seguridad de los bienes e instalaciones.
  14. Realizar cesión/encargo sobre las bases de datos de titulares que han sido informados de tal situación, a Publicaciones Galvisia S.A.S (Nit 900.508.191-5) y Comercializadora de Optativos S.A.S. Nit 900.632.707-5) como empresas aliadas de la compañía que reconocen la necesidad de acatar las disposiciones de la Ley 1581 y sus normas reglamentarias con el fin de ejecutar las relaciones contractuales establecidas.

Adicional a las finalidades descritas, se informa a los usuarios que ingresan a los sitios web aquí relacionados:
www.vanguardia.com
www.bucaramanga.com
www.gentedecanaveral.com
www.gentedecabecera.com
www.revistaubicar.com
www.bucaramangasinlimites.com
www.chicasqhubobucaramanga.com
www.clasificadosvanguardia.com
www.clubvital.com.co
www.cocinarte.co
www.dalelamanoasantander.com
www.promocionesqhubosantander.com
www.promocionesvanguardia.com
www.revistanovias.com.co
www.soloparamujeres.co
www.santanderinolvidable.com
www.tiendavl.com
www.ubicarauto.com
www.ubicarempleo.com
www.ubicarfincaraiz.com
www.ubikarme.co
www.vliberal.com
www.vanguardialiberal.com.co

Que su información es utilizada para:

  • Brindar una experiencia personal dentro del portal web ya sea a través de contenidos informativos o publicitarios personalizados o no.
  • Proporcionar funciones y servicios relacionados con los gustos, ubicación y preferencias.
  • Conocer o comprender la eficacia de los anuncios que lee.
  • Vincular a terceros con las actividades que realiza, como serían el compartir una noticia, comentarla, enviarla por correo electrónico a un tercero, señalar que es de su agrado o interés para que sus contactos/amigos la vean en las redes sociales en las que se encuentre inscrito; en operaciones internas, incluidos la solución de problemas, el análisis de datos, la investigación, el desarrollo y la mejora del servicio.

Cuando el usuario registrado en el sitio web suba fotos/imágenes, textos u otro tipo de material que contenga datos personales, se entiende que ha autorizado a GALVIS RAMIREZ Y CIA. S.A. o a sus empresas aliadas para dar tratamiento a dicha información. No obstante, en cualquier evento, el titular podrá ejercer sus derechos para solicitar la supresión de dicha información.

SOBRE SUS DATOS PERSONALES

Para acceder a los productos, servicios y beneficios prestados por GALVIS RAMÍREZ Y CÍA. S.A y sus empresas aliadas deberá suministrar voluntaria y libremente, sus datos de identificación personal, como lo son: nombre, apellidos, identificación, edad, género, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad etc.

Para la vinculación a productos, servicios y/o beneficios, mediante un registro y/o actualización de datos en forma virtual, la información personal estará resguardada por una clave personal que el usuario determina libremente, la cual le permitirá acceder a los mismos (no aplica para los Beneficiarios de la Tarjeta Vital – Club de Suscriptores). En todo momento el usuario deberá procurar en el proceso de registro y/o cualquier modificación sobre el mismo, asegurar su información personal con contraseñas seguras con un nivel alto de confiabilidad y/o dificultad. El usuario asume los riesgos que se derivan de entregarla en un medio como internet, el cual está sometido a diversas variables –ataques de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, entre otras.

El usuario se compromete a no divulgar su clave o entregársela a cualquier tercero, puesto que esto vulneraría la seguridad de su contraseña y por ende la privacidad de su información. El usuario es el único responsable de mantener de manera reservada su contraseña.

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

GALVIS RAMIREZ Y CÍA S.A., se esfuerza por cuidar su portal y a sus usuarios, del acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que poseemos sobre los mismos. En particular:

  • Se hace verificación cuando el usuario accede a su cuenta a través de nombre de usuario y una clave personal.
  • Se revisan constantemente las prácticas de recopilación, almacenamiento y procesamiento de información, incluidas las medidas de seguridad físicas, para brindar protección en caso de acceso no autorizado a los sistemas.
  • Se restringe el acceso a la información personal; los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información están sujetos a estrictas obligaciones contractuales de confidencialidad y pueden ser sancionados o despedidos si no cumplen con estas obligaciones.
  • El servidor en donde reposan las bases de datos está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado por personal de seguridad. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.
  • La información física está ubicada en sitios con control de acceso a personal, que responde a las funciones del personal.

EMPRESAS ALIADAS QUE INTERVIENEN EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

Las empresas aliadas que participan en calidad de Encargadas del tratamiento o cesionarias efectúan operaciones de acceso, almacenamiento, uso y disposición de datos personales con sujeción a lo dispuesto en la presente Política de Tratamiento de datos personales y en cumplimiento de los principios y normatividad que regulan la Protección de datos personales en Colombia.

La finalidad siempre es cumplir los objetos contractuales establecidos, y brindar valor agregado a los clientes, suscriptores o interesados mediante descuentos, nuevos servicios y/o promociones.

DERECHOS DE LOS TITULARES

  • Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos a que no tienen lugar.
  • Obtener copia de la autorización otorgada por estos en calidad de titulares de los datos.
  • Conocer el tratamiento que GALVIS RAMÍREZ Y CÍA. S.A y sus empresas aliadas ha dado a los datos personales del titular.
  • Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política.
  • Solicitar la supresión de los datos personales cuando en el marco de un proceso judicial o administrativo se haya declarado que el tratamiento de la información se realizó sin respeto a la constitución o a la ley.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos.
  • En la atención y trámite de las consultas de información que eleve el titular, se tendrá en cuenta lo ordenado frente al particular en el artículo 21 del decreto 1377 de 2013, el cual consagra:

    “El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

    Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.”

LIMITACIONES A LOS DERECHOS DEL TITULAR

En ningún caso el titular de los datos podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos, como el caso de los trabajadores, clientes, suscriptores, proveedores.

No obstante, lo anterior, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.

EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE CONSULTA Y RECLAMO

En aras de garantizar el ejercicio de los derechos del titular, GALVIS RAMÍREZ Y CÍA. S.A y sus empresas aliadas ponen a disposición los siguientes canales de atención para la recepción de consultas y reclamos que formulen los titulares en relación con la protección de sus datos personales:

Sede física de recepción de consultas o reclamos: Calle 34 No. 13-42 – Dirigido al área jurídica.

En el sitio web: http://www.vanguardia.com/378377-proteccion-de-datos-personales para la recepción digital de los documentos que contengan la consulta o el reclamo.

Los canales de comunicación relacionados son operados por personal capacitado para la gestión oportuna de las consultas y reclamos, quienes cuentan con sistemas de control para el registro de novedades relativas al tratamiento de la información personal del titular y para documentar los procedimientos de atención a los requerimientos y solicitudes que éstos presenten.

Las Consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día en que la misma haya sido recibida mediante los canales dispuestos para el efecto. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado la razón del aplazamiento y se señalará la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual en ningún caso superará a los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


Figura 1. Procedimiento consulta

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales dispuestos para el efecto. Si el reclamo no cumple con los requisitos establecidos en el acápite precedente o se encontrara incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el titular o interesado no hubiere corregido la solicitud o aportado la información correspondiente se entenderá abandonado el reclamo y se procederá al archivo definitivo del mismo.

En el caso contrario, cuando el requerimiento hubiese sido atendido por el titular en el término previsto, subsanando los defectos del reclamo y allegando la documentación necesaria, la compañía emitirá la respuesta pertinente, pudiendo prorrogar el término en casos especiales con previa comunicación al interesado. Este nuevo plazo no será superior a ocho (8) días hábiles.


Figura 2. Procedimiento reclamo

Cuando GALVIS RAMÍREZ Y CÍA. S.A y sus empresas aliadas determinen que no son competentes para resolver una consulta o reclamo, darán respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles explicando al peticionario los motivos por los cuales no se encuentran facultados para resolverlo.

Si el titular se halla inconforme con la respuesta recibida o considera que la misma no satisface sus necesidades, cuenta con un término de quince (15) días a partir de la notificación de la respuesta para pedir que sea revaluada en los casos en que haya sido desfavorable a sus intereses.

LEGITIMACIÓN PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

La información personal sólo podrá ser entregada cuando la solicitud sea elevada por las siguientes personas:

  • Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten esta calidad tal como se mencionó en el acápite de definiciones del presente documento.
  • A las personas autorizadas por el titular del dato.
  • A las personas autorizadas por orden judicial o legal.

En relación con el último supuesto, debe advertirse que las entidades públicas o administrativas que realicen solicitudes de información personal deberán justificar la relación existente entre la necesidad de obtener dicha información y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

En cualquier evento, el suministro de información a las entidades públicas o administrativa hará extensivo para éstas el deber de cumplir con las exigencias normativas establecidas en la ley 1581 de 2012, ya sea en calidad de Responsables o Encargados del tratamiento según el caso. De este modo, la información personal que la entidad receptora llegue a conocer deberá ser tratada conforme a los principios contenidos en la ley y en la presente política, en especial los de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

REQUISITOS MÍNIMOS DE LA SOLICITUD

Las solicitudes que eleve el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el tratamiento que está recibiendo sus datos personales deberán contener unos requisitos mínimos, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo peticionado. Los requisitos son:

  • Estar dirigida a GALVIS RAMÍREZ Y CÍA. S.A y/o sus empresas aliadas
  • Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
  • Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo en relación con la protección de datos personales.
  • Indicar la dirección de notificación del Titular, física como electrónica (e-mail).
  • Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

TERCEROS AUTORIZADOS POR EL TITULAR

El titular deberá entregar a GALVIS RAMÍREZ Y CÍA. S.A y/o sus empresas aliadas de manera física o por medio de correo electrónico la debida autorización en la cual faculta a un tercero para que consulte, actualice o rectifique su información. Este requisito tiene el único fin de proteger el acceso de la información a terceros no autorizados.

Esta autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:

  • Identificación del titular que autoriza
  • Copia de la cedula de ciudadanía del titular
  • Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
  • Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información (solo una vez, por un año, por la duración de la relación jurídica, o hasta nueva orden, etc.).
  • Carácter voluntario y libre de la autorización.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

La persona designada para recepcionar, direccionar y dar respuesta a las consultas y reclamos que eleven los titulares es el Área jurídica.

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Para el correcto desarrollo de los procesos de selección y contratación de personal, GALVIS RAMÍREZ Y CÍA. S.A y sus empresas aliadas requiere recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir datos de carácter personal de sus trabajadores y aspirantes a cargos. Por lo anterior, las únicas finalidades del tratamiento corresponden a la ejecución de las actividades propias de la vinculación laboral, la capacitación, el desarrollo del contrato, el bienestar del personal y en general la gestión del talento humano.

ALCANCE DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR LOS ASPIRANTES A CARGOS

Los aspirantes a ocupar un cargo en GALVIS RAMÍREZ Y CÍA. S.A y sus empresas aliadas, al momento de entregar su hoja de vida y soportes durante el proceso de selección de personal, deberán acompañar la respectiva autorización para el tratamiento de su información personal de acuerdo con las finalidades previamente enunciadas. Con la entrega de la hoja de vida, el aspirante da por entendido que informó a sus referencias personales, laborales y familiares sobre la posibilidad de que sean consultados sobre la información que allí reposa. Esta situación se encuentra en concordancia con el principio de buena fe por parte del postulante.

Si el titular aspirante no resulta seleccionado, puede solicitar la supresión de su información por los canales antes referidos, de lo contrario su información podrá ser conservada como parte de un banco de candidatos elegibles para las próximas vacantes que se oferten.

Captura de imágenes a través del Sistema de Video vigilancia

GALVIS RAMÍREZ Y CÍA. S.A y sus empresas aliadas podrá utilizar diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus sedes u oficinas. La existencia de estos mecanismos se informa a los visitantes y distintos titulares cuya imagen es capturada, a través de anuncios de video vigilancia ubicados de manera estratégica en sitios visibles para su fácil identificación. Nuestro sistema de video vigilancia no inspecciona áreas en la que la intimidad del titular prime, tales como baños o áreas privadas.

El sistema es utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas. La información capturada podrá ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades judiciales o administrativas con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.

VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Las bases de datos que almacenen información de titulares que posean relaciones contractuales o deban permanecer por virtud de ley se mantendrán vigentes hasta que finalice la necesidad del tratamiento. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que le asisten al Titular, con las salvedades que los capítulos anteriores indican.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La presente política se encuentra vigente desde el año dos mil trece (2013), y sólo ha sido objeto de modificación por una (1) vez en el mes de Octubre de dos mil dieciséis (2016). Su periodo de vigencia, se extiende de manera indefinida en el tiempo durante la prestación de servicios por parte de GALVIS RAMÍREZ Y CÍA. S.A y sus empresas aliadas.

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