lunes 05 de abril de 2021 - 12:00 AM

La firma digital, herramienta clave para los negocios

En la actualidad, este sistema puede funcionar en cualquier tipo de documento que requiera una transaccionalidad comercial.
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La transformación tecnológica se ha tomado el ámbito empresarial en el país, y dentro de ese concepto, la firma digital de documentos se posiciona como una herramienta clave.

Directivos de la empresa Contralia destacan que además de ser totalmente segura, la firma digital de documentos permite mantener la actividad contractual del negocio evitando desplazamientos, reuniones presenciales y el uso de papel u otros materiales que pueden favorecer el contagio.

Además, agregan, al realizar digitalmente los procesos, el almacenamiento no es físico, lo que reduce drásticamente el ahorro en costos de archivos y el uso del papel.

Por otra parte, la custodia en la nube permite que los datos se puedan consultar desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

En el marco legal colombiano, explica Viafirma, se reconocen dos tipos de firma digital.

La firma digital, que se define como “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”, debe ser única y que se pueda verificar. Además, la controla exclusivamente el firmante, y cualquier modificación posterior la invalidará.

Mientras que la firma electrónica es un medio técnico de confianza que identifica a una persona ante un sistema de información. Puede ser un código, una contraseña, un dato biométrico, una clave pictográfica. Un mecanismo de firma que se pone sobre un documento electrónico.

Hay que tener claro además que toda firma digital es firma electrónica, pero no toda firma electrónica es firma digital.

¿Cuándo usarla?

Héctor José García Santiago, de Camerfirma, asegura que el uso de una firma electrónica, una firma electrónica certificada o una firma digital, depende del nivel o factor de riesgo del proceso, acto o documento que se quiera firmar. Sin duda, la firma digital, al generar autenticidad e integridad en un mismo mecanismo es el más seguro y robusto.

“Recomiendo usar firma digital en contratos, documentos públicos en general, recibos públicos, facturas electrónicas de venta, pagarés electrónicos, informes/ reportes ante superintendencias, providencias judiciales, escrituras públicas digitales, firmas de reglamentos de uso de tarjetas débito y crédito, contratos bancarios en general, informes contables, actas de junta, actas de asamblea de accionistas o copropietarios, entre otras. Mientras que se puede usar la firma electrónica en e-mails, memorandos internos, comunicaciones internas, informes internos, acceso a sistemas de información, identificación offline de clientes y usuarios, entre otras”, precisa.

¿Cómo hacerla?

De acuerdo con Viafirma, la firma electrónica da opción a realizarse por diversas vías y en diferentes entornos.

Es importante resaltar que el uso de cada uno de los mecanismos de firmas descritos depende de las necesidades del usuario y de la seguridad que requiera. En la normatividad colombiana no se establecen estándares técnicos para las firmas electrónicas, de manera que incluso las firmas escaneadas podrían considerarse firmas electrónicas.

“Por un lado, tenemos la posibilidad de firmar digitalmente presencialmente o a distancia, con o sin certificado digital, aportando diversas evidencias, con nuestra firma manuscrita sobre tabletas especializadas, otorgando todo ello una versatilidad que es una de sus principales características”, aseguran expertos de esa compañía.

A los documentos con firma digital se les pueden adjuntar diversas evidencias para que dicha firma cumpla con las características de integridad, autenticidad y no repudio que marca la legalidad colombiana, para que esté acorde con la definición de firma digital que se establece en el marco legal del país.

Entre estas evidencias se encuentran las de tipo biométrico (locución, imagen, dactilar, iris, etc.); las imágenes, ya sean por video o por una fotografía estática, los códigos de un sólo uso OTP (One Time Password) que se le envían al celular por SMS o al correo electrónico del firmante para que verifique su identidad; o las cláusulas tipo check o de obligada lectura, que el firmante tendrá que atender y verificar necesariamente para proceder a la firma.

Y en el caso de la firma digital manuscrita, esta puede ejecutarse remotamente o bien de manera presencial usando dispositivos que permitan recoger datos biométricos de firma, como pueden ser la presión o la velocidad del trazo, entre otros.

Los atributos
Ekomercio Electrónico SAS señala que los atributos de la firma digital son varios:
Autenticidad: permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del mismo, y tener la plena seguridad que quien remite el mensaje es realmente quien dice ser.
Integridad: garantiza que el mensaje de datos o información electrónica no haya sido alterado ni modificado.
No repudio: el emisor no podrá negar el conocimiento de un mensaje de datos y de los compromisos adquiridos a partir de éste.
Confidencialidad: permite garantizar que un mensaje de datos no pueda ser conocido sino por su emisor y los receptores deseados.
El contenido del mensaje de datos no podrá ser conocido por ningún tercero no autorizado. Pero, como todo tiene riesgos, y según los expertos, puede ser que sea clonada o hackeada, aunque, admiten que los niveles de seguridad actuales cada vez blindan más a los usuarios para evitar este tipo de fraudes.
sabía que...
En Colombia, la firma digital de documentos se encuentra regulada por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000.
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