viernes 14 de agosto de 2020 - 12:00 AM

Las empresas y su adaptación a la facturación electrónica

Todas las empresas deberán implementar la facturación electrónica, de manera gradual y acorde con el cronograma que determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Dian; transición que debe adelantarse de manera rápida, segura y eficaz.
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La facturación electrónica es una realidad a la que las empresas colombianas deben adaptarse.

Precisamente, todas las empresas, más allá de su tamaño, están obligadas a facturar bajo el modelo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

Este documento electrónico soporta transacciones, busca optimizar las operaciones, reducir tiempos, aumentar la seguridad y también contribuir al cuidado del medio ambiente, ya que se reduce el uso del papel.

De igual manera, permite tecnificar procesos, reducir costos -entre un 50 y 70 por ciento-, no solo para la empresa, sino para la economía en general.

En las últimas semanas, este sistema ha adquirido aún más relevancia en medio de la transformación por la que están pasando los negocios a raíz de la cuarentena provocada por el COVID-19.

La Dian indicó cuales son las nuevas fechas para implementar el proceso de facturación electrónica en el país y antes del 15 de junio más de 4 mil empresas en Colombia están obligadas a generar facturas electrónicas.

La Dian explicó que todas las empresas iniciaron el proceso de registro y habilitación en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta desde el pasado 15 de mayo del 2020, y las primeras empresas que deben empezar a generar factura electrónica como fecha límite del 15 de junio 2020 son: empresas de minería, medios de comunicación, industria audiovisual, centros de estética y belleza (peluquerías), así como de mantenimiento y reparación, asociaciones políticas y religiosas, entre otras que la entidad define como “Grupo 1”.

Estas son las fechas, asignadas por grupos, para comenzar a expedir la respectiva factura electrónica: Grupo 1, junio 15 de 2020; Grupo 2, julio 1 de 2020; Grupo 3, agosto 4 de 2020; Grupo 5, octubre 1 de 2020; y Grupos 6, 7 y 8, noviembre 1 de 2020.

Muchas empresas en Colombia aún no facturan electrónicamente, y con la situación actual, realizar esta transformación puede resultar compleja si no se tienen en cuenta los procesos y las nuevas fechas que la Dian dio a conocer en su resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.

Pero así como muchas empresas no cumplen con los requisitos, otras, según la Dian, para noviembre del 2019 se habían movilizado cerca de 5,4 billones de pesos a través de 2,1 millones de documentos digitales, lo cual evidencia un balance positivo para el proceso de facturación electrónica.

Las empresas tienen tres opciones para implementar la facturación electrónica: a través de una solución tecnológica propia; usando el servicio electrónico de la Dian, o utilizando los servicios de un proveedor tecnológico.

Justamtente, Misfacturas.com.co es una plataforma puesta a disposición por el operador de información Miplanilla.com de la Caja de Compensación Familiar Compensar, en alianza con Cenet.co., proveedor autorizado de factura electrónica.

José Jesús Ramírez, gerente de Miplanilla.com explica que la facturación electrónica trae grandes beneficios para las empresas, “pues representa un ahorro en costos de impresión, envío por correo certificado y almacenamiento, adicionalmente permite mejorar la gestión del cobro de cartera, tener información en tiempo real, eliminar el riesgo de perder documentos físicos y mejora la relación entre el cliente y el proveedor, al mismo tiempo que contribuye a la protección del medio ambiente”.

El abecé del Decreto 358 de 2020
A principios de marzo, el presidente de la República, Iván Duque Márquez, le puso la firma al Decreto 358 de 2020 expedido por MinHacienda.
“La norma establece, en primer lugar, que los sistemas de facturación serán dos: la factura de venta y los documentos equivalentes. Cabe destacar que ambos deberán ser 100% electrónicos, teniendo en cuenta el calendario de límites y plazos de la Dian”, afirma la gerente general de Stupendo Colombia.
Los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por cada operación que realicen son:
Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
Los responsables del impuesto nacional al consumo.
Todas las personas o entidades que tengan calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales (trabajadores independientes o aquellos a quienes su labor no está ligada por un contrato) o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.
Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios, o en las ventas a consumidores finales.
Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.
PASOS PARA EMPEZAR A IMPLEMENTAR LA FACTURACIÓN
Según Alegra.com, las empresas del primer grupo deben tener en cuenta las siguientes pasos para empezar a implementar la facturación electrónica y no recibir sanciones:
1.
Contar con un software de facturación electrónica
La empresa debe decidir cómo generar la factura y considerar un proveedor tecnológico autorizado por la Dian para realizar esta operación. La entidad actualmente ha autorizado a más de 88 proveedores tecnológicos disponibles.
2.
Realizar el proceso de habilitación como facturador electrónico ante la Dian.
Después de considerar el proveedor tecnológico se debe realizar un proceso de habilitación ante la entidad, este consiste en que la empresa según su actividad económica compruebe a través de unas pruebas tecnológicas la capacidad del proveedor tecnológico para realizar facturas electrónicas. Durante las pruebas de habilitación se enviarán facturas, notas débito y crédito electrónicas al servicio web desarrollado por la Dian, con información de prueba, con el fin de comprobar que se cumplan las condiciones técnicas fijadas por la Dian. Este procedimiento se puede hacer online.
3.
Solicitar resolución de facturación electrónica
Cada factura electrónica debe contar con número de autorización, rango autorizado y vigencia de autorización. Al tener la resolución de facturación electrónica se deberá asociar al software del proveedor tecnológico habilitado.
Este proceso se realiza desde la opción Facturando electrónicamente de la Dian, una vez generado se podrá empezar a generar facturas digitales.
Para la fecha, la facturación electrónica se ha vuelto una obligación para muchas empresas en Colombia, sin embargo Andrés Torres, líder de Facturación Electrónica de Alegra.com invita a las compañías que dejen ver esto como una obligación y lo vean más como una decisión que traerá muchos beneficios para sus negocio, así como recalca la importancia de tener un proveedor tecnológico ya que “la elección del proveedor es muy importante pues será el guía a lo largo del proceso, evitando que hayan preocupaciones sobre cómo llevar a cabo la implementación”.
sabía que...
Según la Dian, a noviembre de 2019 ya se habían movilizado unos $5,4 billones de pesos a través de 2,1 millones de documentos digitales.
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