lunes 15 de marzo de 2021 - 12:00 AM

Trámites notariales sin salir de casa

La notarías digitales hacen parte del proyecto de simplificación de trámites y Gobierno en Línea.
Se expandirán de manera gradual a las 911 notarías del país, cobijando más de 450 actos notariales desde escrituras, registros y autenticaciones.
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La presencialidad, algo que cambió completamente en 2020 debido a la pandemia por el COVID-19, también cambió la forma de hacer los trámites en el país. Es por ello que la Superintendencia de Notariado y Registro ha tratado de adaptar a esa nueva normalidad y espera, este año, tener las más de 900 notarías que hay en el país, con capacidad de atender a los usuarios de manera virtual.

De acuerdo con la Supernotariado, la implementación de esos procedimientos va a ser gradual. Inicialmente serán beneficiadas las principales ciudades ya que para prestar esos servicios cada notaría debe cumplir los requisitos técnicos establecidos, y, además, ésta debe dar su aprobación antes de que un notario pueda ofrecer los servicios electrónicos.

La número 25 en la ciudad de Medellín, fue la primera en adaptase a estas herramientas, y también otras como la 69 en Bogotá ya entraron en operación. “Se espera que para marzo de este año varias notarías de categoría uno estén funcionando con herramientas digitales y que, a través de estas, los ciudadanos puedan hacer unos 450 trámites, entre ellos escrituración, matrimonios o divorcios”, aseguró a mediados de febrero, Fernanda García, superintendente (e) de Notariado y Registro.

En Bucaramanga se proyecta que varios despachos notariales estén listos para operar en línea durante el primer semestre del año.

Se debe tener en cuenta que la notaria en línea no es una notaría nueva, por el contrario, son las mismas ya establecidas en el país, pero con una nueva forma de prestar sus servicios. La finalidad principal es lograr que el público en general pueda realizar sus trámites de forma virtual, lo que, a la larga, se traduce en una experiencia más cómoda y rápida para ellos.

Las partes
En un acto notarial electrónico intervienen varias partes:
El notario: es quien va a llevar a cabo el acto notarial electrónico a través de los medios aprobados por la Superintendencia, con el deber de garantizar las condiciones de seguridad, integridad y accesibilidad que son necesarias para que el acto tenga plena validez.
El firmante: es el usuario que previamente se ha registrado en la notaría y que va a utilizar directamente su firma electrónica para otorgar actos o instrumentos notariales.
El operador digital: está representado por las personas naturales o jurídicas de derecho público o privado que tienen el deber de hacer posible que todos los actos notariales electrónicos se puedan realizar de la manera más eficaz. Cabe acotar, el notario debe elegir al operador de su preferencia e incluso las notarías podrán actuar de forma directa en calidad de operadores digitales, siempre y cuando cumplan con todas las condiciones y con todos los requisitos que exige la Superintendencia, la cual además debe dar su aprobación.
dato
La implementación de la digitalización notarial se lleva a cabo a través de la nube de Microsoft Azure.
ABC de los actos notariales electrónicos
Una vez que su notaria de confianza esté debidamente autorizada por la Superintendencia de Notariado y Registro, usted podrá realizar sus trámites notariales de manera virtual, es decir, firmar una escritura pública electrónica de compraventa de un bien inmueble o de un vehículo, casarse o divorciarse desde la comodidad de su hogar. Pero primero deberá cumplir con el siguiente procedimiento:
Registro de usuario: quien esté interesado en realizar un acto notarial electrónico deberá ingresar a la página de la notaría correspondiente y solicitar su registro para realizar el trámite de manera virtual. Esto se denomina “enrolamiento”.
Por lo tanto, el usuario deberá aportar sus datos personales y de identificación, los cuales serán validados con el Archivo Nacional de Identificación de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
La información mínima que debe aportar el usuario es el tipo de documento (cédula de ciudadanía si es colombiano, pero en caso de ser extranjero se deberá presentar el pasaporte, la cédula de extranjería, el PEP o cualquier otro documento de identificación que sea avalado por las autoridades correspondientes), nombres completos, primer y segundo apellido, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, dirección exacta de su domicilio, y además, el correo electrónico y el teléfono fijo o móvil, los cuales serán debidamente verificados para constatar que son reales.
Autenticación del usuario: una vez que haya registrado su usuario y cumpla con todos los requisitos solicitados podrá adelantar el acto notarial haciendo uso de los medios digitales ya autorizados y a través de los cuales el notario verificará la autenticidad de su identidad, es decir, verificará que en efecto la firma electrónica corresponde a quien realiza el trámite. El propósito de autenticar al usuario es evitar fraudes en los actos notariales electrónicos, como, por ejemplo, la suplantación de identidad.
Firma del notario: una vez que se haya iniciado el trámite notarial de manera virtual y sean consignados todos los requisitos necesarios, el notario verificará la identidad del usuario firmante y la validez de su firma electrónica, posterior a todo eso, procederá a colocar su firma. Dicha firma deberá contar con el respaldo de una entidad de certificación digital acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (Onac). Igualmente, la firma incorporará un sello gráfico que identifique plenamente a la notaría, y que permita acceder a los detalles del certificado y del resumen de su validez.
lo que se puede realizar
De acuerdo con la Supernotariado, a excepción del registro civil, que es una política pública en cabeza de la Registraduría Nacional, la idea es que todos los demás actos notariales queden completamente digitalizados y que cada notaría los pueda prestar al ciudadano.
Actualmente, a través del canal digital, por ejemplo, en la Notaría 25 de Medellín se pueden realizar:
Autenticación de documento privado
Cancelación de hipoteca
Copia registro civil de defunción
Certificado de vigencia
Copia libro de varios
Copia registro civil de matrimonio
Copia registro de nacimiento
Leasing de vivienda nueva o usada
Poder por escritura pública
Testamento cerrado
Matrimonio civil en sede notarial virtual
Compraventa inmueble usado
Compraventa hipoteca de inmueble usado
Compraventa vivienda nueva VIS con hipoteca
Copia de escritura auténtica o simple
Solicitud de cita
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