lunes 27 de abril de 2009 - 10:00 AM

Las nuevas secretarias

Constituyen las secretarias un pilar básico y fundamental en el cumplimiento de los objetivos organizacionales. El mundo empresarial ha cambiado bastante y la dinámica de los negocios ha producido notorias modificaciones en los roles que se deben atender.

Ese concepto tradicional de la secretaria, como auxiliar para contestar el teléfono, hacer cartas, realizar llamadas y apoyar a su jefe en todo momento, ha sido rebasado por las circunstancias de los negocios, para dar paso a verdaderas asesoras administrativas con amplios conocimientos en dirección, al más alto nivel.

Su labor, ahora, es más ejecutiva y para ello cuenta con herramientas de tecnología que permiten, desde su cargo, aportar más al desarrollo de las tareas en la organización. Las telecomunicaciones han facilitado los trabajos operacionales y junto a la aplicación de software administrativos más amigables, como dicen los ingenieros de sistemas, han hecho posible la concentración de roles en cargos que apoyan el cumplimiento del objeto social, agregando valor en los servicios que se prestan y muy seguramente, cubriendo las expectativas de los usuarios.

Las empresas que han logrado adecuarse a la nueva realidad de los negocios, aplicando los cambios tecnológicos que las organizaciones modernas requieren, también nos muestran en sus organigramas los cambios conceptuales que se reflejan en toda la estructura, dejando espacio para muy pocos cargos secretariales e incorporando la función de secretaria, ya sea como asistentes o coordinadoras de tareas administrativas, por áreas de grupo. En este papel suelen hacerlo muy bien, pues tienen la gran ventaja de conocer a todos los funcionarios y de contar con la 'llave maestra' que abre puertas y espacios, generando compromiso en la realización de las actividades encomendadas.

Siempre se ha sido muy exigente con las secretarias y a veces queremos descargar en ellas la responsabilidad por las tareas inconclusas o culparlas por las fallas que se presentan y que muchas veces son fallas sistemáticas que no hemos corregido en la organización.

La suavidad en el tono de su voz, crea la primera opción para abrir buenas conversaciones en los negocios de la empresa, mantener una envidiable memoria, buen manejo de la agenda, saber tratar clientes difíciles, buen uso del tiempo, conocimientos, organización, disciplina, puntualidad, discreción y muchos atributos más, distinguen a las buenas secretarias, que tanto aportan al crecimiento de las empresas y a la consolidación de muy buenas relaciones inter-institucionales.

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