Publicado por: Ramiro Serrano Serrano
Hoy por falta de planeación en las copropiedades vemos una amplia diversidad de medios de comunicación entre los órganos de control, administración y copropietarios. Se utiliza WhatsApp, Signal, Telegram, Facebook, Instagram, correo electrónico, carteleras del edificio y hasta notificaciones de manera física; haciéndose imposible atender a todos ellos de forma efectiva. De ahí la importancia de canalizar toda la información y comunicaciones utilizando un único medio, como el correo electrónico, que además deja plena prueba de los requerimientos hechos por propietarios, residentes y administradores, así como sus respuestas.
Para lograr esta unificación, lo primero que debe hacer el administrador es montar en forma adecuada el libro de propietarios y residentes, como lo exige el artículo 51 numeral 2 de la Ley 675/01, incluyendo información de correo electrónico y que ellos autoricen que éste será el medio para recibir notificaciones. Esto permitirá a la copropiedad ahorrar papel, mensajería y optimizará la gestión administrativa, porque incluso se anticipará a contener la información requerida en un eventual proceso judicial, como los de cobro de cartera.
Es necesario que la copropiedad tenga su propio correo (y no el del administrador), para que todas las comunicaciones de terceros, así como propietarios y residentes con la persona jurídica se den por un único medio de comunicación. Esto permitirá dar continuidad a la información, evitar obstáculos en los cambios de representante legal y permitirá evaluaciones o auditorías en la gestión.
Muchos copropietarios se resisten a utilizar efectivamente los medios de comunicación, y creen lograr más exponiendo sus problemas en redes sociales; olvidando que por esta vía pueden desvalorizar su propiedad y generar problemas de convivencia por un asunto que es personal. Si queremos una administración efectiva y respuestas rápidas, debemos simplificar las formas de comunicarnos, evitando tener muchos medios que impidan la inmediatez en las respuestas.
Este es también un mensaje para las alcaldías que brindan las certificaciones de representación legal, que a hoy no todas registran el correo electrónico de la persona jurídica; impidiendo una adecuada comunicación electrónica y obligando a terceros a tener como medio de comunicación formal el físico.
