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Viernes 10 de Febrero de 2012 - 12:01 AM

Cronófagos: Cuidado con los ladrones del tiempo

Usted parece el corre caminos. Va de un lado a otro acelerado porque asegura que no le alcanza el tiempo, por más que intenta cualquier tipo de alternativas. Pero si se detiene a analizar, es probable que no le esté dando importancia a ciertas situaciones internas y externas llamadas cronófagos, que llegan para comerse todo su tiempo.

Empecemos por analizar el comienzo del día. ¿A qué hora se levanta? ¿Es de los que pone el reloj a una hora específica pero su reacción es apagarlo, y desperezarse hasta el punto de volver a conciliar el sueño y despertarse justo sobre el tiempo y muerto del susto porque va tarde? A más de una persona le ocurre. Esos minutos de más pueden ser muy peligrosos.
Lo mismo ocurre si usted se despierta y toma su tiempo exacto para revisar el facebook, utilizar la tabla electrónica, y no dirigirse a la ducha.
Si a eso le suma que se sube a su carro y programa canciones, actualiza el pin y demás cosas, el tiempo irá corriendo.
Al llegar a su lugar de trabajo el tiempo se reducirá si va varias veces por el café, recibe la llamadas de sus amigos a la extensión, actualizan el día anterior, qué tal estuvo la noche y demás detalles.
Si a eso le suma algunas páginas de entretenimiento mientras trabaja, seguro la jornada se pasará en un abrir y cerrar de ojos y no habrá realizado más que pequeñas cosas de la gran lista que tenía que cumplir.
Súmele a esto atender el celular con la llamada de la asesora comercial de algún establecimiento o las reuniones extensas que se desvían del verdadero objetivo y terminan en temas totalmente ajenos a la oficina.
Y si su compañero de trabajo le habla más de la cuenta seguirá restando minutos que al final de la jornada serán casi que horas perdidas que pudieron ser realmente valiosas.
Por eso tenga en cuenta los cronófagos, esos elementos que llegan para comerse su tiempo casi que de frente, pero que muchas veces usted ignora.

Preguntas y respuestas

Marisol Ramírez Cabrera
Psicóloga especialista en PNL
¿Cuáles pueden ser los ladrones del tiempo más evidentes?
El ladrón más importante es la falta de enfoque en lo que queremos o debemos hacer. Esto sucede cuando no tenemos el objetivo claro en la mente, no tenemos una clara representación para hacer lo necesario y llegar a la meta.
Sólo así se organiza todo mejor.
¿Qué otros factores nos pueden robar el tiempo? Muchos culpan a la tecnología pero lo cierto es que ésta muchas veces ayuda a ganar tiempo.
La tecnología debe ser nuestra amiga, al igual que cualquier otro elemento externo, incluso los recursos humanos. La clave está en uno mismo, en tener equilibrio interior, equilibrio en la mente.
Además de saber lo que queremos hacer en el día, ¿qué es bueno tener en cuenta como herramientas para que cumplamos y nos alcance el tiempo?
Las personas tienden a dejar la responsabilidad en el exterior, cuando es la persona la que debe tomar las riendas de sus actos, y responder con habilidad. Una vez que sabemos qué queremos, es fácil organizar o diagramar la ruta  para llegar ahí porque buscamos los elementos que nos serán útiles en ese camino.
Estos elementos pueden ser extremos como herramientas tecnológicas, personas que puedan colaborarnos en alguna tarea, a quiénes poder delegar. Inclusive los factores ambientales pueden ser favorables o hacer más lentos los procesos para alcanzar el objetivo.
Lo importante es saber que el tiempo es un estado en la mente ante todo, y lo que debemos comprender es que el tiempo es una ilusión que medimos en segundos, minutos y horas, pero cuando se analiza en profundidad y se aplican los conceptos anteriores, se empieza a notar que el tiempo ya no es lo mismo de antes.
El tiempo rinde muchísimo más, y nos queda “tiempo” para hacer otras cosas que no consideramos obligaciones.
Lo interesante de tomar en serio el tiempo es asumir que éste rinde en la medida que sabemos lo que queremos y nos hacemos cargo, inclusive, cuando asumimos conscientemente nuestras limitaciones en cuanto a lo que soy capaz de cumplir o no.

Es bueno preguntarse
 A qué se dedica, a qué debería dedicarse y a qué le gustaría dedicarse.
 ¿Qué porcentaje del tiempo está trabajando?
 ¿De ese tiempo trabajado qué porcentaje en tareas se llega a los resultados?
 ¿Cuánto vale su hora de trabajo? ¿Corresponde con lo que hace?
 ¿Pregúntele a sus compañeros de confianza si han notado cuáles son los factores que lo llevan a retrasarse en su trabajo?
 ¿Pregúntese también qué hace en sus mejores horas?

Póngase límites
Una de las razones por las que se le puede pasar el día volando, sobre todo en cuestión de entrega de resultados, se debe a la incapacidad que tienen algunas personas para ponerse límites. Por ejemplo, saben que tienen una cita a una hora puntual y salen de su casa faltando solo 15 minutos, sin prever el trancón. Así que debe empezar por ponerse el primer límite: “ni un minuto más después de las 7:30 a.m. para estar dentro del vehículo y arrancar”.
Están aquellos que tienen que entregar informes ese día y se les va la tarde tomando café, hablando por teléfono sobre sus asuntos personales o hablando con el vecino. Muchas veces no porque quieran estar dando vueltas en su lugar de trabajo. La razón puede ser la pena a decir “no”. Si un compañero les pide el favor de que lo acompañe, van, y así hayan regresado de la cafetería, vuelven a ir con el otro”.
Lo anterior, según explicó la psicóloga Marisol Ramírez Cabrera es el resultado del poco equilibrio. No ponerse límite con cualquier cosa lo evidencia.
Por eso es importante que usted diga: “bajaré y me tomaré un café de diez minutos, pues tengo el tiempo justo para retomar actividades”, “no haré visita hoy porque tengo que actualizar cantidad de informes”, “tendré claro que la oficina no es el lugar para hablar de la vida de los demás sino para ser productivo ante las tareas asignadas”.
No es que usted se deba sentir en un régimen autoritario y restrictivo, en el que solo le hace falta marchar derechito. Tampoco es que no pueda ni tomar agua o ir al baño. Todos los extremos son negativos, por lo que se hace importante revisar sus rutinas diarias y el tiempo que le dedica a cada actividad.
Así que tenga también en cuenta cuando una persona dice: “me regalas un minuto”. Es mejor que sea claro y diga: “dispongo de cinco minutos, cuéntame y vuelvo de inmediato a lo que estoy haciendo”. De no hacerlo ese “minuto” se puede convertir en media hora menos lejos de sus obligaciones.

Ladrones del tiempo
No olvide que existen ladrones del tiempo externos y ladrones del tiempo internos. Entre los externos encontrará:
1. Cuidado con las interrupciones
Lo mejor es empezar por hacer una tabla donde usted registra sus actividades diarias. Al lado de esas actividades debe escribir si son de suma importancia, de importancia media o de poca importancia.
Escriba cuánto tiempo estima en terminar dicha actividad, y realice el comparativo con la realidad. Realice la actividad y registre el tiempo invertido, el número de interrupciones y demás. Según explican los expertos en el tema, las interrupciones suelen ser incluso mucho más cortas que el mismo hecho de sentarse de nuevo y retomar con la misma concentración lo que estaba haciendo.
2. El famoso pin
Es una realidad. Las personas viven pendientes de las actualizaciones del pin en sus BlackBerrys y reenviando chistes y demás frases, que se pasan gran parte del día en medio de esas pequeñas interrupciones que pueden salir bien costosas. Recuerde que la tecnología es efectiva, y le ayuda a ganar tiempo, pero sólo si la usa como debe ser.
3. Revisando correos y redes sociales
Por supuesto debe revisar sus cuentas empresariales y comenzar el día actualizado, visitando un portal de noticias, revisando el twitter, conociendo cómo amaneció la bolsa, si es de su interés. Pero lo que no puede es desviarse de lo netamente informativo para revisar qué están haciendo sus amigos en las redes sociales. Eso le quitará mucho tiempo. Evite también esas molestas cadenas o reenviados. No a todos les gusta ese tipo de correos.
4. El compañero que no para de hablar
Está en usted ser cordial y utilizar estrategias como desviar la mirada hacia otro objetivo mientras esa persona habla y nota que usted está concentrada o debe volver a dicha actividad. Otra de las alternativas es ir usted hasta la oficina de él o puesto de trabajo, pues tendrá el control para despedirse y cortar la conversación. Pasaría lo contrario si usted es quien recibe la visita y esa persona no se despega de su puesto.
5. Reunionitis
Hay personas adictas a hacer reuniones por todo. Y no es que las reuniones estén mal; es más, funcionan de maravilla cuando tienen un objetivo claro y fueron planificadas. Pero otras veces son tan solo pérdidas de tiempo, porque nadie se pone de acuerdo, no hay un cronograma, se hablan de varios temas y no se logran conclusiones al respecto. Al final usted sale agotado y sintiendo que el tiempo fue perdido.

Ladrón del tiempo interno
1. El desorden en su lugar de trabajo
Si usted no sabe dónde deja sus cosas, se tardará bastante tiempo en iniciar la tarea. Si no encuentra la calculadora financiera, si le perdieron los sellos de la empresa, las cartas membreteadas, si no sabe dónde dejó los datos del cliente, si incluso tiene desordenado su escritorio en el PC y requiere tiempo para encontrar los archivos, todo esto sumará minutos en contra de su rendimiento. Para ello, debe empezar por saber dónde tiene la cabeza. Aunque resulte cómico, hay personas que ni siquiera encuentran las gafas para sentarse frente al computador.
2. ¿Qué me pongo?
Sucede mucho con las mujeres. Algunas se acuestan sin saber qué se pondrán el día siguiente. Eso  las lleva a desfilar en las mañanas, a cambiar de bolso sobre el tiempo, y a su vez los zapatos, por supuesto el accesorio ya no saldrá con ese color de sus atuendos y todo terminará siendo una batalla contra el tiempo. Como hubo cambio de look, tendrá que pasar las cosas de un bolso a otro y es probable que eso la lleve a que se le queden las llaves, a que tenga que devolverse por el cargador del celular, entre otros detalles. Si se siente identificada es hora de que se organice desde la noche anterior, cuando tiene el tiempo para elegir qué ponerse.
3. Me siento a meditar
Muchas veces el ritmo de trabajo no da para que usted se siente a esperar la musa de la inspiración. Sin embargo hay trabajos que sí son netamente creativos y requieren este tipo de espacios. Lo importante en este tipo de casos es que invierta su tiempo absorbiendo información, antes que sentarse frente a la pantalla de su computador para ver qué llega a su mente. No permita que la pereza mental lo embargue. Dese un sacudón.
4. Contando globos
Quizá recuerde que en las épocas de colegio les decían a los niños que si estaban contando globos, justo cuando se veían en la luna, elevados. Muchas personas trasladaron ese mismo hábito a su adultez y son aquellos que usted ve en la oficina mirando un punto fijo pero pensando en todo menos en el trabajo. Cuidado con ser uno de ellos.

Consecuencias de los ladrones de tiempo
1. Trabajar bajo presión hace que se cometan más errores.
2. Habrá menos tiempo para pensar y planificar.
3. Se tomará la primera alternativa que se encuentre.
4. Muchas veces ante los errores, se tendrá que repetir y perder más tiempo, debido a la cantidad de problemas que aparecerán.
5. Los días se harán más largos debido a la rutina y sobrecarga.
6. Habrá menos tiempo para los espacios personales y de diversión
7. Se sentirá un mayor cansancio físico y mental.

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