Uno de los problemas que se tienen en la propiedad horizontal es el manejo de cartera. Unas veces derivado de la cultura de no pago de sus propietarios o tenedores y otra por la eficiencia y el control en el cobro. Las NIIF y las normas de auditoría exigen que se establezcan políticas de cartera con la finalidad de ver los estados financieros reales de las empresas y el manejo del flujo de caja; que es muy importante para las copropiedades ya que sus ingresos dependen de un presupuesto, y la mora hace inviable el ejercicio de la administración. Por esto damos algunas recomendaciones para la elaboración de dicho manual de auditoría, control y seguimiento de la cartera:
1. Determine el límite máximo de mora tolerable en la copropiedad, para adelantar los procesos de cobro prejurídico y jurídico.
2. Determine el pago acorde como lo establece el reglamento de propiedad horizontal, indicando fecha de pago, canales a realizarse y los incentivos aprobados por la asamblea por el pago oportuno.
3. Presente un informe a la comunidad y al consejo de administración de la mora a 30, 60 y 90 días. Con ello se demuestra la viabilidad en la ejecución del presupuesto, exonerándose de responsabilidades.
4. Determinen con el consejo de administración las políticas para la publicación de morosos (acorde a las directrices establecidas por la Corte) y la restricción de las áreas comunes no esenciales para morosos. 5. Notifique previamente del cobro como lo establece la Ley 2300 de 2023, para evitar sanciones. Dichas notificaciones deben dejarse soportadas, en caso de cualquier reclamo.
6. Establezca la fecha máxima para interponer proceso ejecutivo y realice seguimiento al abogado de su gestión (recuerde que pasados 5 años sin demandar, prescribe la acción). Es necesario para iniciar un cobro efectivo tener al día el libro de residentes y propietarios.
7. Determine los canales de pago de la cartera y adopten una política de imputación de pagos (primero costas y gastos, luego intereses y finalmente el pago más antiguo).
8. Por ser obligaciones de tracto sucesivo, las expensas comunes deben liquidarse una a una y los intereses solo se calcularán una vez se liquide la deuda y no por anatocismo. Por esto es conveniente una vez se entre en mora, dejar la claridad en el recibo de pago que se entrega, para evitar que posteriormente se exija paz y salvo sin el pago de dicha obligación establecida en forma clara en el artículo 29 de la Ley 675/01.
9. Determine el manejo cuando se identifique algún riesgo en la cartera (extinción de dominio, negociación de deudas de persona natural no comerciante, etc.)
10. Elabore políticas de negociación aprobadas por la asamblea.
No olvidemos que lo más importante es el recaudo oportuno
