La actualización anual de las bases de datos para las empresas es un requisito que se debe atender ante las autoridades. Conozca qué compañías deben hacerlo y cuáles son las sanciones por evadir este trámite.
Se acerca una fecha crucial para las empresas en el país. Hasta el próximo 31 de marzo hay plazo de actualizar la información anual de sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, SIC.
Por ese motivo, es importante que conozca si su empresa debe cumplir con este requisito. Las multas por faltar a ese compromiso pueden ser de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales o la suspensión de parcial o total de las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales. Puede interesarle: Comercio de Santander repuntó en enero, fue la segunda región que más creció
Por lo general, las empresas tienen las siguientes bases de datos: empleados, clientes y proveedores.
Cabe mencionar que no todas las compañías deben cumplir con este requisito por lo que hay una variable fundamental para definir la responsabilidad de este trámite.
Sí hay obligación
El Registro Nacional de Bases de Datos (Rndb) es una plataforma oficial que exige a las organizaciones del sector público y privado con activos superiores a 100.000 UVT, en este caso $4.979 millones, deben rendir cuentas periódicamente a la SIC y a los titulares de la información sobre el tratamiento y manejo de sus bases de datos.
Ese es el único parámetro que se debe cumplir para diligenciar este registro, no importa la cantidad de empleados que pueda tener la compañía.
Si una sociedad que está en liquidación tiene bases de datos con información personal, también debe registrarlas.
Mientras que si la sociedad ya se liquidó, no es necesario ni se le puede exigir la divulgación de estos datos, según detalló la SIC en su sitio web. Lea también: Cuestionan al Gobierno Petro por la forma como cumplió la Regla Fiscal en 2024
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Importancia de actualizar
La transparencia no solo garantiza el cumplimiento legal y evita sanciones económicas, sino que también funciona como un directorio de acceso público.
“Esta medida es una herramienta eficaz para proteger la información personal de los colombianos en un mundo donde la economía digital es omnipresente. Las organizaciones deben comprometerse no solo a cumplir con un requisito legal, sino también a seguir un lineamiento ético que promueva la confianza y la integridad en la sociedad”, señala Santiago Hernández, CEO de Tusdatos.co, una startup especializada en la automatización de procesos para la validación de antecedentes de personas y empresas. Puede interesarle: Esto es lo que no pueden aprobar las asambleas de copropietarios
Asimismo, es importante tener presente que cualquier problema que afecte la confidencialidad, disponibilidad o integridad de los datos personales debe reportarse en el Rnbd dentro de los 15 días hábiles posteriores a su ocurrencia o conocimiento.
Otro de los puntos cruciales para las compañías es registrar dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes, los cambios sustanciales que hayan realizado.
Evite sanciones
Una de las mayores preocupaciones de algunas compañías son las sanciones por parte de alguna entidad. En caso de no actualizar los datos o incumplir con este registro, las compañías no solo podrían enfrentar multas económicas, también hay otro tipo de sanciones.
Una de ellas es la suspensión de actividades relacionadas con el tratamiento de datos por hasta seis meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
Otra de las posibilidades es el cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la SIC.
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Si se omiten estas acciones, las autoridades podrían determinar el cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles.
Recomendaciones
Este es un procedimiento que requiere seguimiento y control. Ante ello, Stefanía Romo Mora, gerente de Almeida & Romo Abogados Consultores, recomienda 10 elementos para tener en cuenta y no sufrir demoras o inconvenientes.
1. Contar con un inventario centralizado y clasificado de bases de datos antes de iniciar el registro o actualización.
2. Considerar el ciclo de vida completo de las bases de datos personales, desde su recolección hasta su eliminación.
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3. Registrar de manera independiente las bases de datos en formato físico y digital, aunque contengan la misma información.
4. Reportar periódicamente los cambios en las bases de datos en lugar de hacerlo solo una vez al año.
5. Asegurar que la actualización refleje el progreso en la madurez del Programa Integral de Gestión de Datos de la organización.
6. Recordar que el registro no implica cargar el contenido de las bases de datos, sino informar sobre su tratamiento conforme a la ley.
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7. Reportar el número total de titulares de la información y los tipos de datos almacenados sin identificar personas específicas.
8. Mejorar continuamente las medidas de seguridad de la información física y digital e incorporarlas en el RNBD.
9. Actualizar la Política de Tratamiento de Datos Personales en simultáneo con las bases registradas o los cambios reportados.
10. Capacitar constantemente a los responsables del proceso, incluyendo al Oficial de Protección de Datos, sobre el concepto adecuado de “encargado”, evitando errores comunes.
