jueves 13 de agosto de 2020 - 12:00 AM

La firma digital, seguridad para la salud y los negocios

A través de este tipo de herramienta digital, las empresas podrán simplificar las tareas administrativas, automatizando el proceso y gestionando la documentación de forma más eficiente.
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En tiempos de confinamiento, la tecnología se ha convertido en un aliado estratégico para las empresas, especialmente en esos trámites en los que era necesario la presencia física para la firma de cierta documentación.

Herramientas como la firma electrónica son hoy en día una ventaja para las empresas, puesto que les da la posibilidad de mantener la continuidad de sus negocios mediante la formalización de acuerdos y contratos de manera no presencial, a fin de evitar los desplazamientos físicos para protegerse del coronavirus.

BMI Seguros Colombia es una compañía colombiana que actualmente utiliza la firma digital para su negocio. Ingrid Rodríguez, directora de riesgos, asegura que la implantación de este tipo de herramientas les ha permitido estar a la vanguardia de la transformación digital, y encontrar mejores mecanismos y oportunidades de acercamiento con los clientes en la nueva era de innovación digital.

Además, afirma que la contingencia que se vive hoy en día ha llevado a hacer de estos mecanismos una regla general que permite acercar a la fuerza de ventas con los clientes, garantizando un contacto personalizado, asertivo y ágil.

Por su parte, Alberto Redondo, director de marketing de Seres, empresa especialista en servicios de intercambio electrónico seguro de documentos, argumenta que la firma electrónica certifica la autenticidad y la integridad de la información que se gestiona de una forma remota.

“En tiempos de Coronavirus donde no es posible el desplazamiento físico y la gestión del papel pasa a ser algo épico. Una gestión electrónica es esencial”, dice.

En Colombia, la firma digital de documentos se encuentra regulada por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000. En ella se define y establecen los requisitos para el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y, además, regula las entidades de certificación. Mientras el decreto está relacionado con las entidades de certificación y las firmas digitales.

Con relación a las entidades de certificación, la ley dispone que sean las encargadas de otorgar las firmas digitales, bajo el control y la vigilancia de la Superintendencia de industria y comercio. Según esta ley, la firma digital “tiene la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita”.

Seres afirmó que la solución de firma digital le permite a cualquiera empresa la adopción inmediata del sistema para poder enviar, aceptar y firmar documentos contractuales, incluidos los documentos justificativos, que requieran de un consentimiento manifiesto de forma electrónica.

“Las empresas pueden automatizar todo el proceso de notificación y seguimiento, y guardar pruebas fehacientes de todas las acciones que se realizan en él”, aseguró Seres.

Para Redondo, aunque esta herramienta existe desde hace mucho tiempo, la situación actual a causa del COVID-19 ha sido un acelerador de este tipo de tecnologías y todo visiblemente tiende a ser más digital.

Simplificar tareas

A través de este tipo de herramienta digital, las empresas podrán simplificar las tareas administrativas, automatizando el proceso y gestionando la documentación de forma más eficiente, al incluir también el intercambio de datos con los sistemas de gestión, eliminando el papel y activando los procesos de BackOffice como la contratación y alta de los servicios, dice Seres.

Recuerde que la firma digital tiene una normativa legal y su alteración o modificación cuenta con los mismos efectos que el uso de una firma manuscrita y, de acuerdo al Decreto 2364 de 2012, con mecanismos que garantiza autenticidad e integridad.

“Hay menos riesgos que la que se tendría con el papel, a pesar de que hay un avance en la firma manuscrita para confirmar que sea o no de la persona, con la electrónica la seguridad es más alta. Normalmente el uso de la firma digital se extiende gracias a los servicios de la nube, a externalizarla y controlado de una forma más consistente. En este caso un certificado electrónico permite a través de un programa que ha firmado el que es y si existe alteración el sistema lo va a detectar”, puntualizó Redondo.

$!La firma digital, seguridad para la salud y los negocios
Usos que tiene la firma digital
La firma digital es aplicable a diferentes procedimientos. En el blog ‘Usos que le darás a la firma digital en 2020’ de ViaFirma, Cristina Luque menciona los más frecuentes en el ámbito profesional:
* Cierre de acuerdos comerciales. Gracias a la firma digital se puede certificar un acuerdo bajo cualquier circunstancia, aunque se encuentren de viaje de negocios en cualquier lugar del mundo.
* Factura electrónica. Este tipo de facturas contribuye a la transformación digital de los departamentos de administración, acelerando los trámites propios de los mismos.
* Relaciones con la administración. La firma digital da la oportunidad de cumplir con estas obligaciones desde el computador o dispositivo móvil.
* Mayor efectividad en ferias. Con la firma digital se puede completar un acuerdo comercial durante la celebración de ferias comerciales y eventos similares, que se han convertido en una oportunidad para encontrar clientes y partners de interés.
* Delegación de tareas. La firma digital se puede delegar a una persona con un cargo de responsabilidad dentro de una empresa. Se puede configurar para que sólo se aplique en un tiempo determinada o sólo en ciertas aplicaciones.
* Gestión de personal. Aporta rapidez, respaldo legal y eficacia a las operaciones propias de la gestión de personal en una empresa, sea esta del tamaño que sea.
Cómo generar la firma digital
En el blog Transformación digital de ViaFirma, Cristina Luque, explica que el procedimiento para generar una firma digital se debe:
Generar una clave privada junto con su clave pública correspondiente. Generalmente se suele emplear el algoritmo criptográfico denominado RSA (Rivest, Shamir y Adleman).
Crear una firma al recibir la clave privada y el mensaje que se firma, que es cifrado por la propia clave privada. Por esto la firma no se podrá replicar sin el acceso a la clave privada.
Verificar que el mensaje firmado es auténtico, verificándolo con la firma y la clave pública. Si esta última descifra la firma, obteniendo un resultado diferente al original, quiere decir que se ha modificado la misma o que la clave privada no coincide con la privada, siendo entonces un fallo de autenticación.
Beneficios
de la Firma
Electrónica
De acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Dian, con la firma electrónica:
Se eliminan los incidentes de configuración y compatibilidad con máquina virtual de Java y el navegador de Internet.
Se ahorra costo y tiempo en la configuración del equipo de cómputo.
Desaparece el riesgo de pérdida de la Firma, pues el cliente ya no tendrá que conservar ningún tipo de archivo, solo deberá recordar su contraseña para firmar.
Se evitan los costos de desplazamiento a los Puntos de Contacto para renovar el mecanismo por olvido de contraseña o daño del archivo.epf
Facilita el cumplimiento de obligaciones formales a través de la Autogestión
sabía que...
La Ley 527 de 1999 está basada en la Ley Modelo de Comercio Electrónico (1996), de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional.
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