A la hora de ordenarlos, la clave es definir si usted realmente está organizando información y no papeles.
Publicado por: Helena Dávila
Antes de empezar, le sugiero tener a mano: post-its, marcadores de colores y carpetas suficientes (pueden ser reutilizadas).
Paso 1. Tome sus papeles y clasifíquelos según como usted los entienda. Por ejemplo: Servicios, Facturas, Escolar, Impuestos, Médicos, Pendientes, etc. Utilice el marcador y los post- its para clasificarlos.
Paso 2. Una vez clasificados los grupos principales, introduzca cada uno en las carpetas respectivas para luego poder definir carpeta por carpeta (más adelante le explico cómo) y así evitar que se le desordenen las otras. No olvide que el éxito del orden de su información es el adecuado manejo de las categorías y subcategorías, así que no realice este proceso de afán. Hágalo carpeta por carpeta y poco a poco, sin desesperarse.
Paso 3. Purgue. No tenga miedo de botar papeles innecesarios. Sea cuidadoso, pero no se llene de basura. Solo conserve aquellos que realmente pueden servirle en el corto, mediano o largo plazo.
Paso 4. Una vez tenga sus “carpetas base” listas, coja una por una y subdivídala. Por ejemplo, Servicios: Acueducto, Gas, Televisión, Luz, Celular, etc. Si quiere ir más lejos, puede también separar por años o por meses; depende mucho de cómo usted entiende sus papeles.
Paso 5. Una vez vaya teniendo los grupos subdivididos, ya sabrá qué cantidad de carpetas necesita para su archivo. Este es el momento de consolidar y guardar sus archivos. Las carpetas de colores son una excelente opción para clasificar los temas base. Digamos que todas las amarillas son “Servicios”, pero de éstas habrá seis, cada una con su rótulo correspondiente.
No intente archivar como otras personas lo hacen. Tómese un tiempo para entender cómo usted busca su información. De lo contrario, el día que necesite un documento no va a hacerlo de forma lógica y muy probablemente le tomará un tiempo largo encontrarlo. Y Nunca deje una carpeta “purgada” a la mitad; comprométase a terminar, porque si no lo hace, la próxima vez que la coja será peor que empezar de cero.
Mantenga su archivo en un lugar seco y en cajas preferiblemente impermeables, uno nunca sabe cuándo puede ocurrir un accidente. Considere la letra legible como requisito y si no tiene buena letra, vale la pena usar un rotulador.
El papel es uno de los elementos más abrumadores de archivar, justamente porque se trata de mucha información. Pero una vez tenga un método de archivo, le será muy fácil mantenerlo e incluso podrá aplicarlo a otras cosas.
