Las inconsistencias en los datos de inventario pueden convertirse en costos ocultos para las empresas. Hugo Andrés Albor Meza, experto en Supply Chain y Procurement, explica cómo depurar la información y gestionar los materiales puede transformar existencias inmovilizadas en eficiencia y valor.
Publicado por: Suministrado
Existe un tipo de desperdicio que no hace ruido. No necesariamente se encuentra en una máquina averiada, una línea de producción detenida o una entrega retrasada. Puede estar allí, silenciosamente, apilado en una estantería de bodega, registrado bajo un código en un sistema ERP, con otro nombre en una hoja de Excel y, en algunos casos, prácticamente invisible para quienes toman las decisiones de compra. Es inventario que existe, pero que no puede verse.
El problema parece sencillo hasta que la operación crece. Más proveedores, más códigos, más unidades, más bodegas, más sistemas y más personas ingresando información. El ERP continúa funcionando, pero su base de datos comienza a acumular diferentes descripciones para un mismo artículo, códigos duplicados, información incompleta y registros que ya no reflejan la realidad física.
Paralelamente, aparecen hojas de cálculo para “resolver” las excepciones. En este escenario, la tecnología no ha desaparecido; lo que ha desaparecido es la confianza en los datos.
El Excel que no desaparece
El uso de hojas de cálculo en entornos de inventario está lejos de ser una particularidad de las pequeñas empresas. Una encuesta publicada en julio de 2026 por inFlow Inventory, realizada entre 400 profesionales de operaciones y almacenamiento de 33 industrias, mostró que el 85 % utiliza hojas de cálculo como su principal herramienta para la gestión de inventarios. Incluso entre empresas con 500 empleados o más, el 53 % todavía utiliza hojas de cálculo como su herramienta principal.
Otra encuesta, realizada por Capterra entre 649 compradores de software entre diciembre de 2024 y diciembre de 2025, indica que el 24 % de las pequeñas y medianas empresas todavía depende de hojas de cálculo para sus operaciones de inventario, mientras que el 34 % utiliza métodos manuales.
Esto ayuda a explicar una contradicción cada vez más común en las operaciones industriales: la empresa invierte en un ERP sofisticado, pero continúa dependiendo de archivos paralelos para entender qué está sucediendo realmente.
El experto que entiende ambos lados de la ecuación
Hugo Andrés Albor Meza, ingeniero civil egresado de la Universidad de La Salle y especialista en Aseguramiento de la Calidad por Uniagraria, en Colombia, ha desarrollado una trayectoria profesional de más de dos décadas, conectando áreas como ingeniería, abastecimiento, logística, gestión de materiales, contratos, presupuestos y cadena de suministro.
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El especialista es líder en Supply Chain y Procurement, particularmente en los sectores de petróleo y gas, energía y construcción.
Su trayectoria ayuda a explicar su perspectiva sobre este tema. Hugo aborda el problema no solamente desde el punto de vista tecnológico; su experiencia también abarca el trabajo en campo, las bodegas, los contratos, las compras y la gestión presupuestal.
En Frontera Energy Colombia, por ejemplo, estuvo a cargo de la gestión de materiales e inventarios de operaciones distribuidas en diferentes campos petroleros. Administró un inventario valorado en US$140 millones y redujo las pérdidas de materiales en un 90 %.
En Emerald Energy, trabajó con inventarios valorados en US$30 millones, logrando también una reducción del 90 % en las pérdidas, de acuerdo con su hoja de vida.
En Petrobras Colombia, donde trabajó aproximadamente durante siete años en cargos relacionados con cadena de suministro, planeación, control de costos e inventarios, el especialista administró un inventario de aproximadamente US$30 millones y reporta haber eliminado las pérdidas de materiales, alcanzando una reducción del 100 %.
Su experiencia también incluye proyectos de infraestructura y energía. En Soltec Trackers Colombia, participó en la estructuración de procesos de abastecimiento, compras y logística relacionados con las plantas fotovoltaicas La LOMA, de 158 MW, y GUAYEPO, de 486,7 MW. Estuvo involucrado en procesos asociados con más de 640 MW de capacidad, administrando un presupuesto aproximado de US$50 millones, con ahorros entre el 5 % y el 10 % y un cumplimiento del SLA del 95 %.
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En Metrolinea 1, un proyecto relacionado con la construcción de la primera línea del metro de Bogotá, también trabajó en compras, abastecimiento y contratos.
Esta combinación de experiencias ofrece la perspectiva de alguien que comprende la ingeniería y, al mismo tiempo, reconoce que una decisión relacionada con el inventario puede tener un impacto directo en el presupuesto de un proyecto.
El inventario que siempre estuvo allí
En última instancia, la historia no se trata simplemente de Excel y ERP. Se trata de una pregunta muy concreta: “¿Qué tenemos exactamente?”
Cuando responder esa pregunta requiere abrir cinco hojas de cálculo, consultar a tres personas, buscar en dos sistemas y, finalmente, desplazarse hasta la bodega para verificar la información, la empresa ya está pagando por el problema.
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Y quizás lo está pagando dos veces: primero, al comprar lo que no necesitaba comprar; después, al almacenar lo que ya tenía.
Una buena gestión de inventarios comienza cuando el material deja de ser simplemente una caja en una estantería y se convierte en un dato confiable: con identidad, ubicación, valor, criticidad y posible destino.
Depurar datos, catalogar materiales e identificar inventario excedente no son tareas burocráticas. Son herramientas para mejorar la eficiencia, optimizar el capital de trabajo y, cada vez más, fortalecer la competitividad.
El inventario invisible no desaparece por sí solo. Hay que encontrarlo y, antes de eso, la empresa necesita aprender a verlo.
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Autor: Mainara Screpanti
