Un problema recurrente que tienen los copropietarios es que los órganos de administración no entregan la información solicitada, alegando equivocadamente que lo requerido es un dato sensible; viéndose obligados a acudir a la tutela para poder obtener dicha respuesta.
Conforme a la clasificación de los datos que ha hecho la ley y la Corte constitucional podemos aplicar a la propiedad horizontal así: 1. Datos públicos: Como característica general son aquellos que reposan en documentos públicos, como informaciones tales como el nombre de propietarios que hacen parte del Edificio, los reglamentos de propiedad horizontal, informaciones contables y actas de reunión, que deben ser entregadas cuando un copropietario o residente así lo requiera. 2. Datos semiprivados: que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a los copropietarios que lo solicitan; como son los contratos suscritos por la persona jurídica. Acorde a la política de datos personales del Edificio, por no tener carácter de pública, puede ser revisada en la oficina del administrador. 3. Datos privados: por su naturaleza íntima o reservada sólo son relevantes para el titular, por lo tanto no pueden ser suministrados sino con autorización expresa del titular. Esto sería, entre otras, las hojas de vida, teléfonos o correos electrónicos. 4. Los datos sensibles: Son todos los que afectan la intimidad del titular y cuyo uso indebido puede generar discriminación; tales como información médica, política, religiosa, entre otros.
La especial protección que la ley ha dado a la información, ha generado obligaciones específicas a los administradores como: 1. El artículo 51 de la ley 675/01 obliga a poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración. 2. El Decreto 768 de 2025, obliga que en las recepciones de los edificios estén los reglamentos de propiedad horizontal del Edificio, el libro de residentes y propietarios, y el censo de mascotas. Esto debe tenerse a disponibilidad cuando las autoridades de policía los necesite. 3. Según el mismo decreto cuando no se entreguen las actas de asamblea o de consejo de administración, ni documentos cuyos datos sean públicos; el administrador puede ser sancionado por las autoridades de policía con multas superiores a los $700.000.
El derecho a la información que tienen los copropietarios y residentes, se traduce en obligaciones de gestión y cuidado para el administrador, por lo que la mejor forma de cumplir con esto es usar las tecnologías a nuestro favor y virtualizar en lo posible los procesos de publicidad de la información, así como la protección de la confidencialidad de los datos.
