En la columna anterior analizábamos lo que debemos tener en cuenta antes de la realización de la asamblea general ordinaria en propiedad horizontal. Hoy analizaremos algunas recomendaciones para cuando estemos realizando la reunión de propietarios así:
1. Tenga toda la logística necesaria para una reunión, sea esta presencial o virtual. Presencial: sillas, proyectores, salones, auxiliares de logística, refrigerios (si los hay), etc. Virtual: La plataforma en que se realiza, los programas de votación, auxiliares de soporte técnico, etc., 2. Tenga el libro de residentes y propietarios a la mano, para que las personas encargadas del registro den ingreso exclusivo a propietarios o representantes de estos. 3. Tenga el libro de actas de asamblea y de consejo de administración. Este dará la validez de actos y las decisiones anteriores; como la aprobación previa que el consejo de administración debe realizar al presupuesto y a los estados financieros. 4. Inicie la reunión y la recepción de participantes a tiempo. 5. Si con la entrega de la citación y el listado de morosos para la asamblea, también entregó estados financieros, presupuestos y otras informaciones; intente en asamblea solo despejar dudas o realizar aclaraciones que sean necesarias, con la finalidad que la reunión sea verdaderamente eficiente. 6. Solicite, que quienes quieran ser presidentes y secretarios sean personas comprometidas, para evitar que posteriormente no firmen dichas actas. Intente también capacitarlos sobre toda la información que se adelantará en la reunión; es imposible que una persona presida adecuadamente una asamblea desconociendo la información que se quiere dar. 7. Lea las normas internas establecidas en los reglamentos. No todas las copropiedades son idénticas, por lo que pueden existir particularidades para participar o ser elegido en los órganos de administración. 8. Establezca un reglamento de participación y comportamiento, con el fin de evitar conflictos. Exigiendo siempre el respeto y que los argumentos que se plantean estén verdaderamente fundamentados. 9. Intente poner término a los puntos a desarrollarse como a las intervenciones, explicando la finalidad de cada punto. Se debe explicar qué se busca con la aprobación del presupuesto, estados financieros, así como las funciones establecidas por ley y los reglamentos a cada nombramiento que se hace. 10. Ante la imposibilidad de manejo sepa dar por terminada la reunión de asamblea. Es mejor dejar un precedente a crear rivalidades donde estamos compartiendo a diario.
Estas recomendaciones se hacen considerando un ambiente con emociones apenas lógicas por las tensiones propias de este tipo de reuniones, sin embargo, en copropiedades en las que tengamos personas especialmente conflictivas o con mal manejo de la ira, la sugerencia es evitar la confrontación para no comprometer la convivencia de la copropiedad.
