Ya comenzaron a realizarse en todo el país las asambleas ordinarias de copropietarios en los edificios o conjuntos residenciales. Acá les traemos diez tips o consejos para que esta reunión se desarrolle de la mejor manera y sin dolores de cabeza.
Una asamblea de copropietarios ágil, con un sano debate, pero concreta, y que además sea efectiva, con decisiones puntuales, es el sueño de todos los dueños de inmuebles en conjuntos residenciales o edificios del país.
Por un lado, porque estas reuniones pueden tardar varias horas y el tiempo de todos es valioso, pero también porque de estas asambleas depende la convivencia y el buen funcionamiento de las propiedades horizontales. Le recomendamos: ¿Me pueden multar si no asisto a la asamblea de copropietarios?
De allí que el reto sea que estos encuentros se hagan de manera planificada y organizada, pero también que se garantice la participación de los copropietarios y se cumpla lo exigido por la ley, para evitar futuras impugnaciones o dolores de cabeza para los copropietarios.
A continuación, presentamos 10 recomendaciones o mandamientos para que una asamblea ordinaria de copropietarios sea exitosa y efectiva. Tenga en cuenta que la Ley 675 de 2001 es la norma que establece cómo funciona la propiedad horizontal y por tanto regula estos encuentros y cómo deben ser administrados los conjuntos residenciales y edificios. Vea también: Guía completa sobre las asambleas de copropietarios: recomendaciones para realizarla y participar
Diez claves para las asambleas de copropietarios
- Citación: Lo primero es que la citación de la asamblea debe realizarse 15 días antes de la reunión. Recuerde que ésta debe realizarse dentro de los primeros tres meses del período presupuestal del edificio o conjunto. Ésta debe ser explícita con el lugar, hora y fecha, así como los motivos de la citación. En algunos casos incluso se incluyen los formatos de poder, para aquellas personas que no puedan estar presentes.
- Planificar bien la asamblea: La planeación y la organización son claves para una asamblea de copropietarios exitosa. Hay que definir un orden del día adecuado, donde se prioricen los temas más importantes (presupuesto, cuota de administración, presentación de informes, etc.), dejando los temas secundarios para más tarde o para futuras asambleas extraordinarias. Los temas, además, deben ser tratados según el orden del día, por lo que se debe evitar cualquier intento por discutir otros asuntos antes de tiempo o que no estén previstos en la agenda. De esta manera, se evita que la reunión se extienda más de lo necesario. Los propietarios lo agradecerán. Lea también: Arrendatarios en Colombia: ¿puedo participar en la asamblea de copropietarios?
- Enviar informes financieros previamente: Aunque no es obligatorio que antes del encuentro se envíen informes como estados financieros y presupuestos, es conveniente que se difundan para que la reunión pueda transcurrir de manera fluida. En ese mismo contexto, la recomendación es que los copropietarios lean dichos informes antes de asistir a la reunión, para que lleguen enterados y no se pierda el tiempo informando o explicando el contenido de esos reportes.
- ¿Presencial o virtual?: Es una de las inquietudes más usuales hoy en día, especialmente luego de que la pandemia del COVID-19 mantuvo al país en aislamiento por varios meses. Cada modalidad tienes sus pros y sus contras, por lo que se recomienda evaluar cada opción y analizar cuál se ajusta mejor a las características de cada propiedad horizontal. Le puede interesar: Asamblea de copropietarios: ¿es mejor virtual o presencial?
- No le tengan miedo a la tecnología: Otra recomendación es el uso de las nuevas herramientas tecnológicas. Por ejemplo, ya hay dispositivos o aplicaciones que facilitan las votaciones. Esto evita que se pierda el tiempo contando, por ejemplo, las manos alzadas y, además, los votos se pueden contabilizar de forma más precisa.
- Moderación y manejo de los tiempos: una de las claves es una moderación ajustada y un buen manejo de los tiempos de intervención, que ojalá sean acordados previamente. Para ello es clave elegir bien a los que presidirán y moderarán la asamblea, para que, además, luego, cuando se haga el acta de esta, el documento se ajuste a lo que se dijo y aprobó entre los copropietarios. En se contexto, la recomendación para los que vayan a intervenir es ser concisos y concretos, y el reto para el moderador es saber controlar a aquellos que se extiendan en sus participaciones. Lea también: Se vienen las asambleas de copropietarios: ¿cómo afrontar a propietarios morosos?
- La asamblea no es para tratar temas personales: tenga en cuenta que la asamblea de copropietarios es un espacio para deliberar y tomar decisiones frente a la propiedad horizontal. Por ello, la recomendación es que no se deben tratar temas personales, los cuales se pueden resolver en otros espacios más adecuados para ello.
- Asiste si puedes y sé puntual: es normal que la gente le huye a las asambleas de copropietarios y terminen otorgándoles poder al vecino para que los representen, pero en estas reuniones se toman decisiones que son claves para la convivencia o, incluso, para su bolsillo (como la cuota de administración). Por ello, la recomendación es asistir a las asambleas, ser puntuales para evitar posibles retrasos y no irse de la reunión hasta que termine. Si no asiste o no está presente, puede perder la oportunidad de decir algo frente a algo que se discuta y en lo que usted no está de acuerdo.
- Conocer los límites y alcances de la asamblea: la asamblea no es todopoderosa, es decir, no puede aprobar lo que le dé la gana y en algunos casos no basta con tener mayorías para aprobar un tema. Hay que conocer cuáles son los límites y alcances de la asamblea, para no terminar en discusiones en donde la reunión no tiene poder de decisión.
- Quórum deliberatorio y decisorio: Durante la asamblea debe conservarse el quórum deliberatorio y decisorio. Tenga en cuenta que es común que la gente se salga antes de terminar la reunión. Las decisiones de la asamblea se pueden impugnar si este requisito no se cumple.
