Con la normativa actual, las porterías de los Edificios deben existir por lo menos los siguientes elementos:
1. Una bitácora de vigilancia: en la que se debe registrar, por parte del encargado, lo que sucede en el puesto de vigilancia, siendo ésta de control de la empresa y teniendo como finalidad detectar a tiempo los riesgos en el servicio. 2. Minuta del puesto de vigilancia: en esta, a diferencia de la anterior, su finalidad es el registro de recibo y entrega por parte de los vigilantes del puesto de trabajo. 3. Minuta de correspondencia recibida y entregada: en esta se reportan los documentos y paquetes que se reciben para los diferentes copropietarios y residentes. 4. Minuta de visitantes peatonales y vehiculares: es necesario dejar constancia del ingreso de visitantes que ingresan a la copropiedad, para poder cerrar el cerco a la delincuencia. Es necesario dejar claro que estos cuatro documentos descritos hasta el momento pueden llevarse en un solo registro. 5. Reglamento de propiedad horizontal actualizado: según la última reforma al Código Nacional de Convivencia Ciudadana y de Policía (Decreto 768 de 2025), es obligatorio que éste se encuentre al ingreso de las copropiedades, con el fin de que las autoridades puedan ejercer su función al exigir la convivencia pacífica en los edificios o conjuntos. Se sugiere, además, que estos documentos se encuentren actualizados de acuerdo a las directrices legales. 6. Listado de mascotas: aunque el decreto antes enunciado solo habla de los animales de compañía, es necesario llevar un registro completo de los animales que integran la copropiedad para poder establecer responsabilidades según lo establece dicho código. 7. Libro de residentes, propietarios y huéspedes: el libro de residentes y propietarios exigido por la Ley 675/01 y el registro de huéspedes para aquellos edificios donde se permite el ejercicio de arrendamientos turísticos deben, de acuerdo con la nueva normativa, encontrarse en el ingreso de los edificios. 8. Sistema de comunicación con las áreas privadas: aunque esta normativa no está reglamentada en la ley, sino en los protocolos de vigilancia, es más una obligación administrativa para que se pueda ejercer efectivamente dicha labor. 9. Elementos de seguridad que requieran ser centralizados (botiquín, camilla, inmovilizadoras, etc.), en dicho lugar o en sus alrededores. 10. Otros elementos que sean necesarios, de acuerdo con la estructura del edificio.
Al seguir aumentando cargas a los vigilantes, terminaremos descuidando su principal objetivo, que es la seguridad. Es necesario obedecer los protocolos establecidos por la Superintendencia de Vigilancia donde prohíben ejercicios ajenos a dicha actividad (ventas de gaseosa, mensajería interna, entre otros), porque se corre el riesgo de denaturalizar el servicio que hemos contratado.
