Muchas asambleas de propiedad horizontal, por falta de conocimiento o por falta de preparación, además de hacerse tediosas, terminan incurriendo en errores que pueden llevar a su impugnación. Para evitar esto, conviene tener en cuenta los siguientes puntos antes de realizar una asamblea ordinaria:
1. Tenga los estados financieros al corte del 31 de diciembre aprobados por el consejo de administración en primera instancia. 2. Realice un presupuesto acorde a las necesidades del edificio y que también sea aprobado por dicho órgano. 3. Tenga actualizado el libro de residentes y propietarios. Sin esto no se puede definir quiénes son los participantes a la reunión, la validez del quorum deliberatorio y decisorio, el nombramiento de los miembros del consejo de administración y la validez de los poderes entregados. 4. Determine la fecha en que se va a realizar la asamblea. Si no se tiene en el reglamento establecida la fecha, la ley exige que esta debe hacerse dentro de los tres primeros meses; si es convocada posterior a dicha fecha no invalida las decisiones, pero si es necesario manifestar que el administrador está incumpliendo este mandato legal. 5. Por ley el único que puede convocar a una asamblea ordinaria es el administrador de la propiedad horizontal. Y los temas especialmente a tratar son: examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el año en vigencia. 6. Aunque la norma manifiesta que para la realización de la asamblea sólo debe enviarse la citación y el listado de morosos; se sugiere anexar los documentos a analizar en el desarrollo de la asamblea, permitiendo que sea más dinámica. Si fuere el caso realice la socialización antes de la asamblea sobre aquellos puntos que pueden generar enfrentamientos en ella. 7. Deje constancia de la respectiva citación. Esta deberá realizarse en los correos autorizados por los propietarios o en la dirección registrada en el libro de residentes y propietarios. Muchas asambleas (especialmente las no presenciales) carecen de legalidad por una indebida notificación. 8. La notificación de la asamblea debe realizarse 15 días corrientes antes de la realización de la misma. 9. Determine la forma en que va a realizar la asamblea: presencial, no presencial o mixta. Cada una tiene una metodología diferente para su realización. 10. Incentive a quienes quieren ser presidentes de la asamblea que tengan conocimiento previo de los documentos que se piensan decidir en la reunión.
Consideramos que cuando los propietarios tienen la oportunidad de tener la información clara sobre los procesos administrativos, estas reuniones se vuelven muy proactivas y con esto se le quita fuerza a aquellos que con su comportamiento no quieren construir, sino destruir su copropiedad.
