Uno de los cargos con mayor responsabilidad y mayores compromisos es el del primer administrador definitivo del conjunto. La ley establece que cuando se haya enajenado más de un 51% de los coeficientes de copropiedad cesará la administración del propietario inicial y notificará a los copropietarios para que nombren el definitivo; de lo contrario, si no lo hacen, él lo nombrará.
Es de gran importancia este nombramiento para que el constructor o propietario inicial se desvincule en la administración de los bienes comunes. ¿Pero que debe recibir y al que está obligado este administrador definitivo?
1. Deberá recibir todas la contabilidad y los soportes de gastos que se hayan ejecutado con las expensas comunes. Es necesario que dicha facturación este en cabeza de la persona jurídica. Adicionalmente, se debe realizar una supervisión de la cartera y verificar si el propietario inicial a cumplido en sus obligaciones en el pago de las expensas comunes.
2. Deberá citar a una asamblea, donde se definan la aprobación de presupuestos definitivos, nombramiento de los consejos de administración y políticas de reclamación.
3. También debe ser entregada toda la documentación administrativa, tales como: libro de residentes y propietarios, reglamentos de propiedad horizontal, licencias, planos récords, pólizas, correspondencia, etc.
4. Deberá nombrar la comisión de recibo de los bienes comunes no esenciales. Recordemos que, si no se nombra dicha comisión, el constructor podrá hacer entrega al administrador definitivo, haciéndose responsable de no realizar una entrega efectiva. Asimismo, si no se hace las reclamaciones a tiempo, las garantías caducan a la luz del estatuto del consumidor.
5. Iniciar realizando las bitácoras de mantenimiento y la programación administrativa y presupuestal de la copropiedad.
6. Elaborar la reglamentación administrativa sobre el uso de las áreas comunes. Si estas no se programan desde el inicio, posteriormente es muy difícil generar una cultura de cumplimiento. Ejemplo: horarios de basuras, manejo de pqrs, comunicación con la administración, etc.
7. Revisar el sistema de contratación entregado por el propietario inicial. Es diferente el servicio que se puede prestar en obra, que el que se realiza cuando el edificio está totalmente ocupado.
8. Recuerde no recibir al constructor las zonas comunes sino con personal especializado para ello. El administrador definitivo o la comisión delegada para ello, generalmente no tiene la experticia para la responsabilidad que conlleva el recibo.
9. Genere una comunicación permanente sobre las realizaciones que se están haciendo cuando se inicia. La incertidumbre que tienen los nuevos propietarios lleva a divisiones y a juzgamientos que muchas veces no son reales, pero si destructivos socialmente.
10. En la entrega levante un acta muy bien soportada de lo que recibe. La omisión de esta hace que usted sea responsable de las falencias.
