En estas épocas, cuando los edificios se encuentran desfasados con los presupuestos o nacen situaciones especiales en la copropiedad, es cuando surgen las asambleas extraordinarias. Veamos algunos puntos que son necesarios cumplir para que sus decisiones no se invaliden.
1. Quién las puede convocar. a) El administrador. b) La decisión de la mayoría de los miembros del consejo de administración. Para ejemplo, si son 5 los miembros consejeros, por lo menos 3 tienen que aprobar la citación. c) El revisor fiscal, cuando requiera informar y se necesita que se tomen decisiones sobre asuntos referentes a su cargo o que existan situaciones que puedan poner en riesgo la persona jurídica. d) Que un 20% de los coeficientes de los propietarios lo soliciten. Esta verificación debe hacerse acorde al libro de residentes y propietarios que tenga el Edificio o Conjunto para evitar que sean ineficaces las decisiones que se tomen en la reunión. Por eso es conveniente que este sea convalidado con los órganos de administración.
2. Para qué se hace. Solo y exclusivamente para resolver situaciones “urgentes e imprevistas”. No se puede utilizar este tipo de reuniones para manejo de conflictos entre vecinos. Por eso, en la citación debe expresarse en forma clara cuál es la necesidad urgente manifiesta y no deben ser contenidos que son propias de una asamblea ordinaria, que solo podría ser citada por el administrador. La ley ha establecido que para este tipo de reuniones no se pueden tratar temas que no fueron enunciados en la citación.
3. Quién debe citar. Por cumplimiento, el administrador. Pero en caso de que no lo haga, podrá realizarlo directamente quien la convoca: el revisor fiscal, el consejo o el 20% de los copropietarios. Los costos en que se incurran por el incumplimiento del administrador de citar tendrán que asumirlos la copropiedad siempre y cuando se cumpla con las directrices legales.
4. Formas de reunión. Es necesario manifestar que este tipo de asambleas puede hacerse de forma presencial o no. También de primera o segunda convocatoria. La ley no exige un protocolo especial.
5. Quórum. Las decisiones que requieren mayoría calificada (artículo 46 de la Ley 675/01) deberán tomarse únicamente en decisiones presenciales. Las demás se tomarán por mayoría simple.
Las asambleas extraordinarias deben utilizarse como un mecanismo excepcional y cuando las necesidades efectivamente así lo requieran; de lo contrario, estas se convierten en un alimento para el conflicto entre copropietarios y en causar gastos innecesarios a la copropiedad, afectando el patrimonio de la persona jurídica. Las soluciones a las diferencias no las hacen las asambleas, sino la comunicación efectiva. Nadie quiere vivir donde el fundamento es el conflicto.
