Cada vez son más los conjuntos y edificios en los que el administrador removido se niega a entregar libros, cuentas, claves y archivos con el argumento de que la alcaldía todavía no ha inscrito al nuevo representante legal. Esa excusa no resiste un análisis jurídico serio y, en cambio, puede comprometer su responsabilidad civil e incluso penal. Cuando el consejo de administración decide terminar la relación con su administrador, nombra a otro y le comunica la decisión. Cuando la respuesta es “Yo sigo siendo el representante legal hasta que la alcaldía expida el nuevo certificado”, por ese tiempo, el nuevo administrador no puede trabajar, los proveedores no saben a quién atender y los copropietarios pagan las consecuencias.
Las inconsistencias jurídicas en que se encuentra el administrador atornillado son las siguientes: 1. La asamblea o el consejo de administración, cuando lo hubiera, será el encargado de nombrar y remover al administrador y no condiciona en ningún momento un trámite posterior ante la alcaldía. 2. El artículo 8 de la Ley 675/01 manifiesta que la función de la alcaldía es la inscripción y posterior certificación y manifiesta que nunca se podrán exigir trámites o requisitos adicionales. Siendo así, la inscripción en la alcaldía publica el nombramiento, pero nunca prorroga el ejercicio de este. 3. Otro criterio que utilizan para quedarse en el cargo es la analogía con el Código de Comercio, pero la Sentencia C-621 de 2003 estableció que la finalidad del registro es establecer responsabilidades del saliente frente a terceros, no facultades frente a la propia entidad que lo removió. Ninguna parte de esa sentencia autoriza algún tipo de retención del cargo ni de responsabilidades. 4. Cuando termina el mandato, su obligación es devolverlo y rendir cuentas de su gestión, como lo exige el Código Civil a todo mandatario.
Es necesario dejar claro que, cuando se obstaculiza la entrega por parte del administrador saliente, puede entrar a responsabilizarse por los daños que ocasione a la propiedad horizontal o a terceros, acorde con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 675/01 (culpa leve por omisión). De la misma manera, podría constituirse en una conducta penal por abuso de confianza (artículos 249 y 250 del C. P.), cuando por acción del administrador saliente se oculten, destruyan o supriman documentos que puedan servir de prueba, como los soportes contables o los libros de actas.
Es conveniente incluir en los contratos que se suscriben con el administrador el término de entrega y empalme, seguimiento de la inscripción del administrador en las alcaldías municipales e imponer sanciones por su incumplimiento.
Es necesario dejar algo en claro: el cargo de administrador es un encargo de confianza que se ejerce a nombre de la comunidad, no una posesión personal.
