La ley le obliga al administrador de propiedad horizontal, llevar el libro de residentes y propietarios del Edificio o Conjunto. La importancia de tener este libro actualizado se refleja cuando se convoca asambleas, para determinar tanto a quién se notifica como quién tiene derecho a participar en ella; también permite establecer a quienes se le puede permitir el ingreso a las unidades privadas; como establecer los derechos y obligaciones en el uso de los bienes comunes. Ahora de forma complementaria el decreto 768 de 2025 exige que en las porterías de los edificios debe estar tanto los reglamentos de la propiedad horizontal, como la información de los propietarios y residentes, para disposición de las autoridades de policía cuando así lo requieran.
Lo que no ha definido la normativa, es lo que debe contener este libro para que cumpla con los requerimientos mínimos y sea una herramienta administrativa. Sin embargo, de forma general se considera que debe contener la siguiente información: 1. Nombre completo de los propietarios, residentes o locatarios de las unidades privadas. En caso de tener arrendamientos turísticos, el nombre del huésped y demás obligaciones legales para quienes ejercen esta actividad. 2. Número de matrícula inmobiliaria del bien. 3. Identificación de los animales de compañía, que hacen parte de los residentes del inmueble. 4. Dirección, número de teléfono y correo electrónico donde recibe las notificaciones. De la misma manera tener la forma de identificarse en caso de emergencia. 5. Identificaciones reglamentarias tales como derechos que se tienen sobre bienes comunes de uso exclusivo y otros. 6. Identificación del administrador inmobiliario en caso de que el inmueble tenga un contrato de administración. 7. Marca, modelo e identificación de vehículos de movilización motorizada y no motorizada. 8. Identificación de las cuentas-contrato de servicios públicos y los números de medidor relacionados con el fin de evitar suplantación y ejercer control en caso de daños. De la misma manera el nombre de los prestadores de servicios públicos de comunicaciones. 9. Nombre, identificación y parentesco de las personas con autorización permanente de ingreso. 10. Además toda información necesaria que se requiera para la seguridad y cumplimiento de la función administrativa del Edificio o Conjunto. Es necesario manifestar que cada propiedad horizontal al tener áreas comunes especiales puede requerir de información adicional que debe estar inserta en este libro.
El libro de propietarios y residentes es una herramienta administrativa, legal y de seguridad del Edificio; por lo que el administrador será responsable en el evento de incumplir con su tenencia actualizada; pero también debe tener presente que, al contener información pública y privada, debe dar un manejo responsable para que no termine siendo de conocimiento de terceros información que debe conservar confidencialidad.
