La Ley 675/01 establece que la función de los consejos de administración es velar porque la persona jurídica cumpla sus fines, dándole una función de auditoría permanente y no de coadministración.
En las asambleas ordinarias, uno de los puntos a desarrollar es el nombramiento de los miembros de los consejos de administración. Por lo general sus integrantes cambian y se ocasiona un vacío administrativo cuando los nuevos miembros desconocen lo que implica el rol de ser consejero y el de cómo se llevan las cosas en la copropiedad.
La Ley 675/01 establece que la función de los consejos de administración es velar porque la persona jurídica cumpla sus fines, dándole una función de auditoría permanente y no de coadministración.
Por tal motivo, veamos algunas de las cosas que se deben tener en cuenta al hacer ese empalme: 1. El manual interno del consejo, donde se determina las fechas de reunión y los protocolos internos para hacer efectivas las reuniones. 2. Conozca el manejo de la imposición de sanciones por el incumplimiento de las obligaciones no pecuniarias y su debido proceso. También es necesario que se dé información sobre las infracciones urbanísticas, administrativas y sociales que existan por parte de los copropietarios y residentes, para dar continuidad a los procesos. 3. Informe cómo se está haciendo seguimiento de la ejecución presupuestal y el manejo del fondo de imprevistos; como los tiempos en que se deben presentar. 4. Es necesario mirar la contratación que tiene el edificio, así como sus plazos y cláusulas condicionales pactadas. 5. Informe a los nuevos integrantes la periodicidad en que la administración está realizando los mantenimientos, reparación y la forma de reposición de los equipos del Edificio. 6. Haga entrega de documentos básicos para el desarrollo de la actividad de consejero, como son el reglamento de propiedad horizontal y para conocimiento, las últimas actas de asamblea general de copropietarios y de consejo. 7. Verificar que se estén llevando los libros de la copropiedad tales: libro de residentes y propietarios, actas, correspondencia, bitácoras de mantenimiento y manuales de cartera; entre otros. 8. Verificar en la entrega la actualización de la representación legal de la copropiedad y si se encuentren al día con todas las obligaciones establecidas en la ley. 9. En la entrega debe confirmarse el cumplimiento de la póliza de seguros y ver si existe infraseguro. 10. Hacer entrega de todas las fichas de control.
Son tantos los asuntos a tener en cuenta por los consejos de administración, que no se justifica que realicen funciones de coadministración que pueden entorpecer la gestión administrativa. Mientras no entendamos cuáles funciones competen a cada uno, seguiremos creando envidias y recelos entre los mismos vecinos, en vez de agradecimientos por proteger su patrimonio.
