Consejos para que las asambleas ordinarias de copropietarios sean rápidas y eficientes y no se conviertan en una tortura que dure horas y horas sin que se tomen decisiones concretas.
Publicado por: Redacción Economía
Las asambleas de copropietarios son claves para el buen desarrollo y la convivencia de la propiedad horizontal. No solo se definen aspectos básicos como la cuota de administración y el presupuesto del año, sino que se pueden tomar decisiones clave para el conjunto o el edificio, que pueden redundar en el beneficio de todos los residentes.
No obstante, a veces no se les da la importancia que se requieren, a muchos les da pereza siquiera asistir, y a menudo se cometen errores que pueden obstaculizar y hacer poco eficiente el desarrollo de estas, llevando a que no avance de forma adecuada y no se tomen las decisiones de forma armoniosa.
En medio de esta situación, y teniendo en cuenta que estas asambleas se tienen que desarrollar en todos los conjuntos de propiedad horizontal del país en el primer trimestre del año (entre febrero y marzo), acá les presentamos algunos consejos para evitar estos errores y que estas reuniones se realicen de la mejor manera posible.
1. Falta de preparación: uno de los errores más comunes es la falta de preparación, no solo por parte de los administradores, sino por parte de los mismos participantes y copropietarios. Por ello, el consejo antes de cada reunión es que las personas se informen, conozcan el orden del día y lean los documentos que la administración y los responsables de dirigir la asamblea le deben enviar con antelación.
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De esta manera, no lo cogerán de sorpresa y se evitarán también discusiones prolongadas explicando aspectos que se pueden resolver si todos revisamos la información con antelación.
2. Desorganización y falta de un orden del día adecuado: también es común que no haya un orden del día adecuado. Es preciso que desde un comienzo se sepa qué se va a discutir y que no sea una agenda muy extensa, porque eso puede llevar a que los temas no se discutan de forma rigurosa y juiciosa.
Si el orden del día es concreto y conciso, se podrán evacuar los temas con amplio debate, pero de forma ágil, y se evitará que la asamblea se prolongue por largas horas y al final queden temas sin discutir o con un análisis pobre.
Conviene, por ejemplo, priorizar los temas para asegurar que los asuntos más importantes se aborden de manera adecuada.
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3. Falta de moderación: un aspecto clave para el bueno desarrollo de las asambleas de copropietarios es que haya una adecuada moderación. Es decir, debe haber un moderador que sea capaz de liderar el debate y unas reglas claras sobre el tiempo por intervención, el orden a seguir y cómo se hará la votación da cada punto.
Lo recomendable, además, es escoger a un moderador que sea considerado imparcial por los copropietarios, para evitar que la gente piense que hay favorecimientos.
4. Mal uso del tiempo: si no quiere que la asamblea dure hasta la medianoche o que pasen las horas sin tomarse decisiones concretas, lo ideal es tener unas reglas claras, con un tiempo de intervención definido y que se debe cumplir en la medida de lo posible
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No hay nada más aburridor y agotador que una asamblea que se prolonga por horas, dándole vueltas a los mismos temas y argumentos.
Por ello es clave establecer límites de tiempo para cada punto de la agenda y priorizar los temas más importantes. No descarten dejar los temas menos urgentes para otras asambleas o reuniones.
5. No se le hace seguimiento a decisiones: una vez finalizada la asamblea, es clave hacerle un adecuado seguimiento a las decisiones tomadas y las acciones acordadas. En muchos casos se toman determinaciones importantes para el futuro del conjunto residencial, pero como no se les hace seguimiento, pasa el año y los problemas se repiten y se vuelven a traer al año siguiente a la asamblea ordinaria.
No solo se recomienda realizar un acta y que esta tenga consignado todo lo que se decida en la asamblea, sino que también es prudente designar a alguien para que se encargue de hacerle seguimiento a estas acciones y decisiones (puede ser en consejo de administración o el administrador).
