En mis años asesorando copropiedades he visto que muchos problemas de un edificio, incluido el deterioro de sus zonas comunes, empiezan el día en que se escoge al administrador. Se contrata a la carrera, sin revisar requisitos mínimos, y luego llegan multas y sobrecostos que pagan todos los propietarios. Estos son, a mi juicio, los diez errores más frecuentes.
1. Que lo elija quien no puede. El artículo 50 de la Ley 675 de 2001 le da esa facultad a la asamblea o, donde exista, al consejo. Si lo nombra otro, queda en duda todo lo que firme. El contrato lo suscribe el presidente del consejo o, si no hay consejo, el de la asamblea.
2. No inscribir el nombramiento. Sin el registro ante la alcaldía (artículo 8 de la misma ley), no puede acreditar la representación legal ante bancos, juzgados o la DIAN.
3. Caer en un contrato realidad. Si se le fija horario y se le dan órdenes como a un empleado, los artículos 23 y 24 del Código Sustantivo del Trabajo permiten declarar una relación laboral, con prestaciones a cargo de la copropiedad.
4. Olvidar su seguridad social. El Decreto 1072 de 2015 obliga a verificar los aportes del contratista y a afiliarlo a riesgos laborales cuando el contrato supera un mes.
5. La solidaridad con sus empleados. Si se contrata una empresa administradora, el artículo 34 del CST puede hacer responder a la copropiedad por los salarios y prestaciones que esa empresa deje de pagar.
6. Cláusulas que lo blindan. El artículo 50 lo hace responder hasta por culpa leve, que se presume cuando incumple o se extralimita. No acepte cláusulas que lo liberen de esa responsabilidad; lo prudente es exigirle pólizas de manejo y de responsabilidad civil.
7. Descuidar lo tributario. La copropiedad residencial no es contribuyente (artículo 33 de la Ley 675), pero sí es agente de retención (artículo 368 del Estatuto Tributario). Pagar honorarios sin retener trae sanciones. Ojo: las de uso comercial o mixto pueden estar obligadas a declarar renta.
8. Los datos personales. El administrador maneja teléfonos, cámaras y deudas de los residentes. Por la Ley 1581 de 2012, el contrato debe fijar sus deberes en el tratamiento de esa información; si calla, la multa la paga la comunidad.
9. Salir sin empalme. El artículo 51 le encarga la contabilidad y la custodia de libros y documentos. Si el contrato no regula la entrega, recuperar esa información puede terminar en un juzgado.
10. Nombrar a alguien sin preparación. Quien no conoce el oficio comete errores costosos. Pida hoja de vida, referencias y formación en propiedad horizontal.
Contratar a un administrador es entregarle las llaves del patrimonio común, y eso merece más que un formato genérico. ¡Pilas, consejeros!
