Una mala práctica que existe en los edificios o conjuntos residenciales, cuando se le solicita información al administrador, es manifestar que todo lo existente en la copropiedad goza de protección de confidencialidad por las normas de habeas data, imposibilitando que los propietarios conozcan la información solicitada y, por ende, vulnerando tanto el derecho a la propiedad como el derecho a la información, ambos protegidos constitucionalmente.
La Corte Constitucional, mediante las sentencias T-114 de 2018 y SU-328 de 2005, ha unificado el concepto sobre la información que debe ser suministrada y cuál no. Las clasifica en cuatro categorías:
Pública: “Es aquella que, por mandato legal o constitucional, puede ser conocida por cualquier persona, sin necesidad de autorización especial”. En esta categoría se encuentran el libro de propietarios, incluso sus documentos de identificación, así como las actas de asamblea y del consejo de administración, las cuales deben ser entregadas tanto a residentes como a propietarios. En fin, toda la información que repose públicamente en documentos públicos o cuyo conocimiento sea exigido por la ley.
Semiprivada: “Son aquellos datos que no pertenecen a la categoría de totalmente públicos ni íntimos, pero sobre los cuales existe un interés de un grupo de personas o de la sociedad en general”. En esta categoría se encuentran los informes financieros con sus respectivos soportes y demás informaciones que se requieran para ejercer los derechos como copropietarios.
Privada: “Es la información de naturaleza estrictamente personal o corporativa que solo concierne a su titular. Por su carácter íntimo, está excluida del conocimiento del público en general”. En esta categoría se encuentran las hojas de vida, los contratos, entre otros. Estos, a la luz de la Ley 222 de 1995, deben ser entregados en la oficina de administración y no hacerse públicos.
Sensible: “Son los datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, vulnerando su honra o buen nombre)”. Por ello, informaciones tales como datos biométricos, grabaciones y aspectos relacionados con la intimidad que se genera dentro de las unidades privadas tienen totalmente prohibido su suministro por parte del administrador.
Por lo anterior, los administradores deben saber qué tipo de datos pueden suministrar; sin embargo, no pueden vulnerar el derecho a la información que tienen todos los propietarios y residentes. Una práctica saludable es que estos publiquen periódicamente un boletín informativo en el que se enuncien las informaciones que deben conocer propietarios y residentes, porque lo más justo es que, si aportan al desarrollo de la persona jurídica mediante las cuotas de administración, también tengan derecho a estar informados sobre la gestión que se realiza con esos recursos.
Consideramos, desde la experiencia, que la desconfianza se genera cuando una comunidad no sabe qué está haciendo la administración.
